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团队内的信息分享效率优化

团队内的沟通大多数其实是信息的分享,而根据信息分享的效率分如下几种:

  1. 第一种,直接问人,展开人与人之间的沟通
    这种是效率最低的,至少花费了两个人的时间。而且哪怕是进行了100%的传递,最终这个信息固化在另一个人的脑子里。其他同事遇到这种问题,又要问,还要继续浪费时间。 而且这个对团队来说风险很大,当脑子里有这个信息的人走了,团队就失去了这个信息,一切要从头开始。

  2. 第二种,信息固化成了文档,有了问题可以去搜索文档阅读
    这已经大大迈进了一步,哪怕人员离开了,至少部分的信息能留下来(能留下来多少,要看文档写的如何)。 但还是有问题,信息到文档的过程会有损耗,而且制作好的文档本身就很花时间,使用者还需要查找,阅读,要投入不少时间才能发挥作用。

    而且光是写成了文档,躺在硬盘上,那还是个死文档,价值很有限。 需要让文档方便大家检索查阅,还能让其他人参与讨论,补充修改,从而让文档成为活的才能发挥它真正的价值。

  3. 第三种,信息在工作过程中自然而然的产生并固化
    比如Trello,Teambition中的系统, 用的好的话,能很清楚的看到当前每个人正在做什么,要做什么,已经完成了什么。过去某一天完成了什么任务,讨论过程是什么样的,有了什么产出,在任务卡内都一清二楚的能看到。 这样关于任务的信息,不用问,也不需要制作文档,只要搜索相关关键词,或者点击标签,相关的任务卡就能被找出来,大大提高沟通效率。 好的任务卡本身就是大家不知不觉中形成的,信息保真度100%的文档。

    而好的聊天工具,例如Slack,也有类似功能。除了很好的搜索功能外,还能通过不同频道组织不同主题的讨论,可以就一个问题开个单独的thread,可以star,pin一些重要的内容。这些功能让Slack成了不只是一个IM,而是也成为了一个固化知识,产生知识的工具。这些都不是微信或QQ能比的。

    远程工作有很多好工具,但这些工具不只是把原先的工作迁移到远程上来,背后还有不一样的思想,大家用的时候可以好好琢磨下。

  4. 第四种, 信息与知识被固化在工具和流程当中
    不知大家有没有尝试自己在家做炸鸡,做过的人应该知道,想在家做出美味的炸鸡是相当不容易的。 但在肯德基,大家会发现炸鸡很好吃,那肯德基是不是要雇精通炸鸡的大厨呢?不需要,他们雇的很多是小时工,经过简单培训就可以操作肯德基定制的炸鸡工具,炸出好吃的炸鸡。大家仔细观察下,会发现肯德基不只是提供了炸鸡的工具,店里的动线都是经过精心设计的,保证员工能最高效的提供服务。 这就是肯德基把炸出好吃的炸鸡,服务好客户的知识固化在了工具和流程里,让每个员工轻而易举成为了擅长炸鸡的大厨。 肯德基成为遍布世界的快餐帝国,这是工具与流程的力量。


    到这一层,不只是提高信息分享效率,这些工具和流程能成为团队的核心竞争力。把工具和流程教给团队成员,就是简单又高效的赋能过程。

第一种人与人直接沟通的方式,成本最高。远程工作时成本更高,毕竟通过电话会议沟通效率不如当面聊沟通效率更高。 所以虽然人与人直接的沟通很重要,但在信息分享上我们要减少第一种方式,而尽量多用第三种和第四种,适当结合第二种。

在工作中,如果一个问题被别人问了超过两次,就要考虑是否把答案写成一个文档。如果一个项目中生成很多需要以后查询的信息,就要想想能否通过选择合适的工具,或改造当前的工具,来让这些信息能随着项目进行自然而然的被记录下来。 如果一件事反复做了3次,就要考虑是否做成一个工具自动化起来。

其实团队内部管理的优化,很大程度上是优化信息流通的效率。而一个好的管理者,就应该不停推动团队向第三第四种信息分享方式迈进。


上面是自己这方面的一些思考,欢迎大家交流。

编辑于 02-25

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