如何做好任务管理？工具方法实践全攻略分享

我平时喜欢钻研各种方法与工具，虽然钻研过程会有点枯燥费时，但是搞定那些方法体系后，能让日后受益很多，所以有时也乐在其中，其实这些事情就是采铜《精进》一书中所说的「高收益值、长半衰期事件」，即这些事件将给我带来的收益大（认知、情感、物质、身体方面的收益皆可计入），且收益的影响长久深远，这样的事情更值得我们花精力去做。

本篇更文主题是「如何做好任务管理」，「任务管理」是「时间管理」中的一个重要环节，之后还会继续写与「时间管理」有关的「日程管理」、「时间利用」等方面的文章。作为普通人，我们的任务或许并不算多，但仔细回想一下，我想每个人都能想起自己遗忘过零碎的或重要的事务的经历，甚至次数还不少，那些忘记造成的后果或大或小，累计起来的损失应该不算小，因此如果能够做好任务管理，对日后是非常有益的。所以在这篇文里，想和大家分享自己通过实践优化总结出的一整套「任务管理体系」，包括使用的方法、工具以及实践步骤，尽量能让阅读的朋友都能上手操作(oﾟ▽ﾟ)o 。

01 方法：GTD工作法

我进行任务管理所采用的方法并不独特，是基于大名鼎鼎的GTD（Get Things Done）法，相信接触时间管理的不少人都听过，这个方法非常系统全面，如果能够很好地执行它，能够发挥很大的效力，提高时间使用效率。

GTD的核心理念概括是记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行，它基于一个前提认识，即大脑更擅长的是思考而不是记忆，使用一个记忆外脑工具能够让我们更好地完成未竟之事，且不再让我们的思维过程受阻。它一般分为 5 个阶段：收集、理清、整理、回顾、行动。下面这张图可以让大家更清晰地了解下它的核心工作流程。由于它略复杂，所以许多人都是从入门到放弃，因此本文后面会结合工具详细介绍具体实践步骤。

工作流程图——理清流程

02 工具：清单类软件

在任务管理方面，我推荐使用清单类软件，比如滴答清单、todoist等等，因为你可以在手机和电脑上通过这些软件随时记录、查看以及搜索你的任务。

个人强烈推荐滴答清单软件，如果任务不复杂，免费版就可以满足大部分人的需求，接下来的实践步骤也是结合滴答清单来介绍。本人已经使用它接近一千八百天啦，晒个图~

滴答清单有pc版、web版、IOS版、android版等各种版本，在浏览器中还有贴心的插件（安利），微信里可以直接保存微信消息为任务，我最常用的就是android版以及chrome插件，这两者满足了我的日常使用，偶尔使用一下web版，都是免费的。所以强烈建议刚上手的各位将手机版和网页插件版（或web版）结合使用，在使用电脑工作时，网页插件可以快速输入任务以及在电脑上显示任务提醒，同时也附带有番茄钟，其他时间可以使用手机版快速记录。

03 实践步骤：收集、分类、行动、回顾

我将任务管理GTD法简化为四个步骤来处理：收集、分类、行动、回顾，下面结合滴答清单来一一介绍「如何搭建任务管理体系」。

1 收集

第一步是收集。因为我们的大脑有时并不是那么可靠，容易遗忘许多任务或者想法，更好的办法是将想要做的事储存在待处理清单上，这样既可以防止忘记，也可以为大脑减负，让它更好地用于执行任务。

为了真正地放松，让大脑去做有意义、有创造力的事情，我们要尽量百分之百地去收集想法和任务，即「随手记」。在任何时候，只要你想到有件事情要做或者可以做，就把它记录到清单中，记录的时候可以随意一点，只要把自己原始的想法记录下来即可。

滴答清单中的「收集箱」就是存放收集的各种任务和点子，当突然有个点子或者任务，而又没什么时间详细记录，这个时候你就花上几秒钟大致的输入一下任务内容，这个任务会自动存放在收集箱中。当然如果你有时间记录，那也可以一次性设定任务的日期、时间、标签以及存放的清单，所以这个收集箱对我而言是应急用的。

2 分类

第二步是分类。在第一步中已经在收集箱中记录下了一些想法和任务，在这一步，就要将待处理清单，即收集箱中的任务和想法进行整理和分类了。

清空收集箱时，我们一次只解决一件事，按顺序慢慢来整理，这是为了避免我们拖延和畏难。首先，确定任务是否要做，不做则扔掉想法，做则再根据任务何时采取行动来分类，如果可以两分钟之内处理完的，就立即进行处理；如果有日程，可以将任务放进对应日子的任务清单中；再继续区分没有确定日程的或者需要给别人处理的任务。

基于以上理念，下面就进入非常重要的一步啦，使用滴答清单来搭建个人任务清单体系。首先，由于我们有不同属性/场景的任务，我们第一步可以先建立不同类型的项目分组，这样之后可以直接根据场景或者项目类型快速查找使用，更加快捷方便。滴答清单支持文件夹-清单-任务-子任务这样的分级模式，其中免费版允许创建9个清单，还可以给任务添加标签，我在滴答清单中没有使用文件夹，而是应用清单与标签进行分类。

之前我按照网上方法，试着以一个文件夹作为一个项目，在每个项目文件夹里使用GTD法列了日程清单（有确认时间的任务），未来清单（无确定时间的任务），等待清单（要分配给别人做的任务），清单数非常之多，但后来发现其实自己根本不需要这么多的清单，大部分任务都是有截止日期的，而且我并没有多少要分配给别人的任务。谨记奥卡姆剃刀原则：“如无必要，勿增实体”，所以之后我直接以一个清单作为一个项目，将自己的任务分成了六大类型：

• 自我提升：用于主动学习提升的一些任务，优先级最高，放在最前，比如阅读
• 工作事务：工作上的一些任务
• 空闲死机：当大脑不想思考或者出门在外比较空闲的时候可以做的事项，比如看XX剧
• 日常生活：每天都会做的任务或者需要养成的习惯，比如每日护肤、工作日出门带哪些东西、申购可转债等等，每日循环
• 待办杂事：一些要做的杂事，一般是一次性的，比如取干洗衣物
• 可能有用：可能用到的一些信息资料，留备待查，不过我基本直接存在有道云笔记里了

大家可以根据自己的实际情况在滴答清单里创建适合自己的项目清单，还可以添加可爱的表情、不同的颜色来加以区分，然后就可以把「收集箱」里的任务理清整理放到各个项目清单里。

接下来继续按照GTD法则来区分有确定时间的任务、无确定时间的任务、分配给别人做的任务，在这里就可以把滴答清单中的「标签」功能用起来。有截止时间的任务直接设置时间，另外两类用标签进行区分，可以在标签中添加「无截止日期」与「分配给他人」。此外，还可以使用标地点/场所进行分类，比如公司、家、手机、电脑等。

建议大家设置的清单和标签不要过多，要追求高效，但也别忽视简约的重要性，简单的东西更容易执行。

3 执行

第三步是执行。我执行时最常看的是「今天」列表中的任务，还可以把任务按优先级顺序排列，今天要做的事情及其重要程度就一目了然了，接下来就按照优先级以及时间先后一一执行。此外，执行可以配合该软件底下的番茄钟一起使用。使用番茄钟的意义是提醒我们工作一段时间要放松一下，毕竟我们的大脑、眼睛、身体等都需要适度休息。

4 回顾

第四步是回顾。回顾是用来检查任务系统是否运转顺畅，可以每天睡前对「今天」、「明天」以及「收集箱」里的任务进行检查理清，把「收集箱」里的任务归类，检查「今天」中是否有任务过期未完成以及该如何处置，核实确认一下「明天」里的任务。每周定时对「最近7天」、各个项目「清单」内的任务进行检查，比如判断这些事情是否需要调整时间等等。在滴答清单的高级版本中还提供「摘要」功能，摘要可以帮助使用者了解一段时间内所有事情的状态来回顾，是否需要因人而异。于我而言，滴答清单更像是提醒我完成任务的一个小助手，有很多任务是杂事，我并没有刻意对滴答清单的任务完成记录进行专门回顾。

以上是搭建整套任务管理体系的全部实践流程，通过收集、分类、行动、回顾这四个步骤，我们让整个系统形成了一个闭环。接下来就是大家去实践啦，当然，最重要的也是实践与坚持，使用过程中尽量不要中断，这样容易造成系统堆积堵塞，不过偶尔无法坚持也无大碍，毕竟我们是人不是神。

简单总结一下~

如何搭建任务管理体系？

1）方法：GTD法

2）工具：滴答清单

3）实践步骤：收集、分类、行动、回顾

今天的正文就到这里啦。当你能根据本文创建自己的任务管理体系后，剩下你需要做的是保持更新和维护，相信它会帮助在很多事情上都事半功倍。

欢迎关注公众号/微博：ViviGoodenough，不定时更新个人思考成长干货文~