「旧文」无团队,不可乐——我们如何使用 TeamCola

「旧文」无团队,不可乐——我们如何使用 TeamCola

沈学良沈学良
原文发表于 2011.05.29

记得网上曾流传过这样一句话:「不怕神一样的对手,就怕猪一样的队友」,相信看过的人都会心一笑,明白与优秀的搭档默契地合作有多重要。

你需要信任你伙伴的能力和责任心,而信任的基础则是开放和透明——在一个扁平而高效的小团队里,每个人都可以,也应该知道团队中的其他人干了些什么——于是我们开发了 TeamCola 并一直使用,最终发现它重新定义了我们团队管理和工作的方式——嗯,简单地说,它解放了我们。


以前的管理模式

彩程设计是一家位于成都,专注于移动互联网领域企业应用软件设计的小公司,我们只有 14 个成员。跟绝大多数微型创业公司一样,不可能设置专职的管理人员来对每个成员的工作效率进行管理和考核。我们凭借成员自发的工作热情和自律,辅以少量的公司规定,来保证团队的整体工作质量和效率。

在没有 TeamCola 之前,彩程设计有两条规定:

1、 没孩子的成员,早晨 9:30 前到公司;有孩子的成员,10:30 前到公司。下班时间不固定。
2、 每天下午 5:30,公司开例会,大家轮流发言,回答以下三个问题:


  • 今天做了什么?
  • 明天准备做什么?
  • 工作中有没有什么问题?


发言过程中,可以随时提问和讨论,保证团队里每个人都清楚公司的动态。

除此之外,我们没有其他的规定,也没有《成员行为守则》之类的文档。团队成员在公司,可以选择自己最舒服的方式工作。

刚开始,一切都很不错,尤其是每天例会。每个人都知道别人明天在哪里,要做什么,这样可以更有效的安排工作;同时,每个人都知道公司目前的项目进展状态,这也有助于成员更好的安排自己的工作重点。

这样运行了半年多之后,问题来了。首先,迟到就跟大姨妈一样,月月有,即使有扣工资这样的惩罚也止不住;其次,每天的例会很耗时间。14 个人讲一圈下来,半个小时过去了。如果有事要讨论,一次例会就要花1、2个小时。14 个人啊,每天花那么多时间开会,多少有点儿心痛宝贵的青春。

我们也尝试用 Google Calendar 之类的工具来代替每天的例会,但它是个人工具,要在整个团队运用起来,那实在是噩梦。你需要给所有人共享日历,还需要让所有人共享日历给你,还需要从每个人的日志内容里去甄别哪些工作属于哪些项目。

最后实在受不了了,我们在自己内部工时记录软件的基础上,设计了 TeamCola,用来提高团队的工作效率。

取消每日例会

我们每个人都使用 TeamCola ,把自己做的工作,按不同的项目分类,如实记录下来,如下图。


试用 2 周之后,我们就取消了每日例会。

今天做了什么和明天准备做什么这两个问题,通过 TeamCola 的工作记录,可以一目了然的全部看到,每个人,每个项目的情况都在那里,我们还需要开会干什么?

当我关心某个成员最近都取得了哪些工作成果,看他的工作日志就好了;如果对某个成员的工作效率有些不满,在跟他展开谈话之前,仔细看看他的工作日志,避免主观的错误判断,谈问题也可以更具体一些。

至于「工作中有什么问题」,我们发现邮件,电话,IM 都能很好的解决沟通的问题,它们都是些只涉及到几个人的具体问题,完全不需要所有人绑在一起开会。

没有了每日例会,所有人都变得很轻松。员工只需要花几分钟,把工作记录到 TeamCola,再也不用被绑到每日例会上,发言几分钟,然后听别人发言一个小时。




取消考勤

既然有孩子跟没孩子的家伙考勤时间还需要区别对待,既然不管怎么样强调每个月都有人迟到,既然连扣钱都阻止不了,那我们就不较劲了,反正我们也不喜欢考勤制度。

考勤只能保证成员在公司,至于有没有认真的工作,这个看心情了。所以我们决定,让成员工作的时候有个好心情。他们可以自由选择工作地点和工作时间,不需要到办公室,不需要按时上下班,每个人根据让自己心情最好的方式工作,咖啡馆,家里,书吧,或者在浴缸里设计、在马桶上写代码什么的都可以,也免去了上下班堵在路上的时间和油费。

自由不代表放纵,在 TeamCola 的数据支持下,我们制定了新的规则:彩程的成员需要保证自己的日均工作达到 8 小时。如果因为种种原因没有达到,那对不起,你这个月就没办法获得加薪的机会,因为你太放松自己。

当你发现自己的日均工时排名靠后,可能连 6 小时/天都不到的时候,那就该好好反思一下自己到底是在工作还是在混日子了,要赶紧想办法振作起来。




时间管理

对于彩程这样的小团队来说,员工是我们最有价值的资产。所以,我们随时都在想办法提高团队的时间管理效率。

我们鼓励成员把 TeamCola 当成自己的时间管理工具。当你感觉最近自己很忙,但是仔细想想,又好像没干什么重要的事情的时候,就好好看看你自己的 TeamCola 吧。你会发现你的时间都花到哪里去了,原因就在你写下的那些工作记录里。

从多发同学的工作时间安排可以看到,他基本上属于团队内部的万能胶,事情很多很杂。这样的工作安排,即使是天才也会磨成粉末。如果从时间分布上进行分析,能够更清楚的看明白,多发同学最近 14 周是怎么熬过来的。

我们团队内部对这样的数据统计结果也比较意外。平时工作中只有感觉,感觉很忙,感觉事情很多,当真实的数据摆在面前时,我们再也无法逃避。所以,我们最近对内部项目进行了很多调整,先砍外部项目,再精简内部安排,保证团队成员能够把时间聚焦到最重要的事情上来。如果你的团队也有这样折磨优秀员工的情况,建议你也停下来好好想一想,你真的需要那么多项目么?你对团队的项目工作安排是否合理?

对于小团队来说,应该非常慎重的增加员工。微型企业就像个婴儿,过量的或者不合适的食物,对它带来的伤害远大于食物的营养价值。所以,我们反对微型企业像大企业一样搞人才储备,那是把有限的现金流往水里扔。只有当你的团队实在忙不过来,最典型的特征是某个项目或者某个人经常都是在加班状态中,那也许真的是该增加人力资源的时候了。



结语

早在 19 世纪的维多利亚女王时代,王尔德就说过:「我不想谋生,我想生活。」

而到了 21 世纪的网络时代,更多有想法和闯劲的年轻人则宣布:「我不是在上班,而是在和搭档们为梦想而工作。」

嗯,碰巧我们也是这样想的。对我们团队来说,TeamCola 推动了我们内部工作方式的进化,让我们有更多的时间专注于业务,也让每位成员能更好的安排工作和生活。

很多变化是我们在设计 TeamCola 之前没有想到的,它对团队的效用超过了我们的预期——如果你也希望彻底释放自己的团队,或在使用 TeamCola 的过程中有同样的惊喜,欢迎给 TeamCola 设计团队写信

愿自由开放的互联网和简单明强的 TeamCola,同样能伴随你和你团队的梦想征途。:)

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