国际学术会议的正确打开方式(操作篇)

国际学术会议的正确打开方式(操作篇)

这一篇让我们来从实战的角度聊聊如何高效地听会、如何为国际学术会议投稿、如何做presentation、以及如何network,希望对准备参加学术会议的童鞋们有所帮助。


如何高效听会

话说本人第一次听国际会议的感觉,怎么说呢,可以用“听天书”三个字来概括。首先是搞不清楚presenter在说什么,其次是搞不清楚底下的观众在说什么,再次是不理解很多程序是为了什么。猜想那会儿如果有人观察我的话,该是连着几天张大了嘴一副受惊吓状。后来有一次跟一个在国内读博的朋友闲聊,她说她第一次来美国开会,因为有时差的因素,再加上语言和文化上多维度shock,她自始至终在会场里觉得自己像在梦游,看一切都不真实,也完全不知道大家在说什么干什么。 ----所以呢,如果你也在第一次参加国际会议时出现了类似情况,请记得我们曾经的狼狈体验---大家都需要时间去学习和适应,而且这种适应的速度往往会超出你的想象。

听会首先当然要去选择自己最感兴趣的话题去听,如果还不知道自己感兴趣什么话题就可以先听几个不同内容的panel----毕竟在学术会议上发现新的兴趣点也是一个重要收获。 在到达会场sign in的时候会议组织者会给每个与会者发一本本次大会的Program Book, 相当于节目单加日程表。Program book是个神奇的东西, 上面会列出所有此次会议presentation所在的panel, 都是按题目把各个论文organize 到一块,还会标明每个panel的开始时间和地点,简直是开会现场的万能手册。学术会议一般都是设置concurrent sessions, 就是多个不同主题的panel同时在不同的地点进行,所以在同一时段如果你有两个以上主题都感兴趣,那就只能做个取舍了(这也是为什么很多会场会看见学者不断出出进进,在同一时段可能有多个session想要去听)。像AOM这种规模很大的会常常还会在好几个宾馆同时举行panel, 所以你需要提前把地点看一下否则临时找可能会耽误听会,时间都花在了盘桓于宾馆之间。

建议提前一天看好每天的哪个panel自己最感兴趣,把第二天的安排基本上计划出来,对地点也做到心里有数,然后第二天就按着行程跑就行了,不需要多花脑子。现在很多会议都有专门的app了,很方便勾选感兴趣的panel和安排日程,app直接帮你做成日程表,还可以在里面搜索感兴趣的作者, 方便我们膜拜自己的学术爱豆。



在学术会议上每个panel都会有一个主持人 (conveyor or discussant),一般是一个对该主题比较熟悉的学者或者panel里的一个presenter, 来主持现场、介绍presenter、组织问答环节。一个panel一般有4-5篇论文,每个presentation长度在15-20分钟左右,大部分panel最后留20分钟到半个小时给大家讨论和提问题,有时候这部分讨论比前面的presentation还精彩,也是学习和了解美国文化的好机会,你会发现学者们真的是在探讨、交流,有些问题真的提的很尖锐,有些回答也真的非常精彩,这一问一答,同时向你展示了你应该以何种姿态迎接别人的问题和如何优雅地作出回答。

我个人在听会的时候最感兴趣的常有这么几点:1)其他同领域的学者们最新在关注什么内容;2)别人使用了哪些新的研究方法;3)有哪些自己以前不知道的重要literature; 4)我的研究可以借鉴什么; 5)这让我想到了哪些新的 research idea; 6)别人是如何做好一个Presentation, 如何回答问题和控制场面的。

建议去听会的时候随身携带纸和笔,把感兴趣的话题做好笔记,并随时记录自己的一些想法。听见好东西的时候人的思维也是非常活跃的,而且灵感常常过时不候,所以要尽量确保随时记录在案。

此外就是enjoy了。多看多听多问,感觉慢慢就来了。


如何向国际学术会议投稿

总体来说,向学术会议投稿要比向期刊投稿容易的多,很多会议其实对于稿件的要求较为宽松,所以初次投稿的同学不必有畏难心理。

投稿的时候要先在会议的官方网站上找到一个叫 “Call for Proposal” 的东西, 即征稿启事,告诉大家可以开始投稿了。Call for proposal 里面至少有这么几个关键信息要找出来:

  1. Conference time and location (今年会议举办的时间和地点)
  2. 今年的conference theme (会议的主题-----会议每年都有一个新的主题,理论上来讲如果投稿更靠近当年的主题就更可能被选中)
  3. Proposal submission deadline (需要保证在投稿截止日期之前提交才会被review)
  4. Conference tracks (会议的分主题,要在里面找到适合你论文的track去投稿)
  5. Where to submit proposal: 具体在哪里投稿,稿件有要求是什么,是要abstract还是full paper; 有没有字数限制,有什么格式要求等。大部分时候call
    for proposal里面只提供投稿入口的链接,具体对稿件的要求可能登在专门投稿的那个网站入口,或者另外的一个网页上。

例如,以下是今年ASPA的Call for Proposal,大家可以看看:



写会议proposal其实是很好的一个整理思路的过程,因为大部分会议只要求abstract或者是1000字左右的description, 也就是要求你用比较凝练的语言介绍清楚自己论文的主题,research question, 为什么重要,用的什么数据和方法,以及期待做出怎样的contribution。 这种凝练的总结过程有点类似于要求你做一个“elevator presentation”,在化繁为简的过程中常常最能理清思路。 Proposal 写得时候要紧贴会议的instruction,cover到所有要求的内容,格式规矩,不要遗漏需要填的信息。另外有些会议投稿是blind review,要记得按要求隐去文章中作者的名字和学校。conference proposal除了格式上面跟期刊论文的不同,在语言风格上应该完全相似的,即要尽量做到objective, accurate, and formal. (关于英文论文写作的问题待单开一篇~)


如何在学术会议上做presentation

话说作为一个英语不是母语的学生,第一次在国际会议上面对着外国人用英语做presentation确实不是件容易的事情。 我自己起步比较晚,博士到了第三年才第一次去会议上做presentation。 当时和我的一个美国同学共同present一个20分钟的研究,她讲前10分钟我讲后10分钟。我记得那份PPT在会议前一个月内改了很多次,在present的前一天晚上我们俩一直在会议宾馆的屋子里面演练、计时、修改、互相提建议。那一次我们的导师也在会议现场,所以为这次presentation增加了一些额外的紧张度。我记得当时看见我的美国同学一遍又一遍地操练和重新组织语言,我在心里偷偷地想,原来在学术会议上做presentation即便是对于母语是英语的美国人也是一个需要学习和练习才能造就的技能啊。



不但如此,要想做一个高质量的presentation, 即便是英语为母语,即便是有丰富经验的senior scholar,也同样需要花时间去准备和操练才能实现。我归纳这主要是因为academic
presentation有这么几个challenge:

  1. 在有限的时间里面要把可能做了一两年甚至更久的庞大项目讲清楚, 研究者拥有的信息往往浩如烟海,一不小心就可能没完没了地讲起了数据收集中的某个小细节,而听众需要看到是这个项目完整的一个缩影。如何站在观众角度,站在对该项目毫无了解的角度把故事讲清楚,这是挑战研究者同理心和角色转化的一个过程
  2. 在一个oral presentation里面所有的词汇和语句却都需要使用的非常正式、规范、和准确。同样要表达一个意思,到了学术报告里面就必须使用特定的词语来描述。两个变量的关系到底是 “related” 还是“causal”, significance level是0.05还是0.01, 你用的检验方法是linear regression还是 content analysis, 最终结论说明hypothesis 是completely
    supported 还是partially supported…这些具体的表述都需要做到精准、专业、到位。(一次我的一个同学把semi-structured interview 说成了half-structured interview, presentation结束之后害羞滴锤了一晚上大腿----意思本来是差不多的意思,可是在专业上只有前一种的用法。)
  3. 你present的时候台下做的都是业内同行,而且说不定有泰斗级人物,面对同行们的提问如何能不卑不亢地回答,得体从容地回应每一个学者提出的问题甚至质疑,这也是一大挑战。(以及如何恰当地回应silly question甚至rude question..)

从本质上想想,“presentation” 这个词虽然在中文被翻译成“学术报告”,然而它英文的意思更多的是指“展示”---你自己闷着头做了很久的研究,现在给你个机会用十几分钟时间向大家展示你的研究成果,听取众人的意见。既然是个展示就要考虑听众的情况,因为归根到底你是为听众服务的。你项目里面很多自己觉得重要的事,对于观众来说未必是重要的,所以很多细节都需要狠狠心省略掉。

从内容结构上看,一个好的presentation必须要cover到以下几个方面,并且在各个部分之间合理分配时间:

  1. Research Question: 最最重要的一个部分,没有之一。一个连研究问题都没说清楚的Presentation多半会让听众全程一头雾水。
  2. Significance: 吊胃口环节,以前的研究有如此如此的gap,现有的文献没有解决这般这般的疑问,那么我的这个研究的重要性就呼之欲出了。
  3. Literature review: 我研究的主题绝不是平地起大楼,而是受到了诸多学者的关注和讨论。你看谁谁谁曾经发现了什么研究结果,以及哪些哪些学者曾作出了什么推论和假设,然而,都还不到位和有欠缺。我的研究就是为了推动这个topic的literature, 弥补这些欠缺。
  4. Hypotheses:立靶子环节, 如果是定量研究那么就需要列出重要的研究假设,这是你整个研究的target.
  5. Data collection and methodology: sample是什么,哪里收集的数据,使用了什么数据收集方法(这里要去繁就简,不影响观众听明白的内容一律跳过)
  6. Analysis: 展示分析结果,如果是定量研究多用数字和表格,如果是定性多用quote或observation notes.
  7. Findings : 总结analysis results说明什么。
  8. Limitation:这个研究有哪些不足。
  9. Conclusion:回顾研究问题,研究的创新性,以及有什么重要的发现和结论。


也许你已经发现了,presentation的结构其实和一篇正规学术论文的主要结构是完全一致的而这恰恰是presentation要做的事情,即把一篇paper最终要的环节都挖出来凸显给大家看。 虽然涵盖的内容需要包括以上的方面,但很多学者会根据自己的偏好对顺序略加调整,比如literature 和 significance 融合在一起说, 7和9合并在一起,或者省略掉8, 等等。但无论形式上如何,要想做好一个presentation, 我认为触及到以上9个方面是必不可少的。那么算一算时间,一张PPT slide一般至少要给1-2分钟时间,所以如果以上九个方面每个方面是一张slide,那么就已经至少9分钟了。准备presentation slides的时候可以以此为基础,先搭9张最重要的内容,其中需要更多描述的再多给1-2张slides。 总体而言我觉得核心的slides 有15页左右就够了,如果analysis results比较占页数,总数也不应超过25张。多出来的一些舍不掉的东西可以放到最后作为appendix, 回答学者提问的时候如果有需要再随时找出来


对于第一次做presentation的同学,以下是我的一些小经验和小教训,供参考:

  • 作为首秀, 建议你提前把要说的话全部都写出来,反复照着念几遍甚至背下来,上台之后会从容很多。
  • 请注意---虽然是提前把要说的话记在脑子里了,但切忌背课文式的照本宣科。你要记得你是在给大家展示,在给大家讲一个故事,在讲你自己的research,就好像向人介绍你自己的某段特别的经历。试想,如果你用背诵式的方法做展示,那么也就失去了“你”这个research 中最重要的角色和特质。
  • Practice, practice, and more practice. 要想做好第一次presentation除了反复练习别无它法。练习时请美国同学或者老师至少听一遍,纠正错误使用的语句或者发音不准的词语,然后再操练。此外,还要至少有一遍计时练习,保证没有超时也没有过短。
  • PPT不必太花哨,不必太多图片,不要使用动图,会干扰听众对你核心内容的关注力,也会显得不专业。
  • PowerPoint slides的每一页上面不宜放太多内容,字体也不宜太小,这些基本规矩到网上搜一下能找到很多好的建议。如果觉得说法太多无所适从,就模仿你导师的风格。毕竟每个专业都有自己特定的一些规则。
  • 你在present的时候场地里一般会有人进进出出,这是非常正常的,你要有所预期,不要受到干扰。
  • 博士课上几乎每一门课教授都会要求你为term paper做presentation, 所以你其实早已经在为学术会议上的presentation做准备。课上多留心学习别人是怎么做的,常用的语句和词语,presenter的体态和手势,slides的template和风格,等你在会议上present的时候心里就已经有了很多份模板。
  • 战术上重视,战略上藐视----想明白这是第一个presentation而已,而无论谁的第一次都有点awkward。做了三五个之后保你不需要背诵不需要紧张, 做了十个presentation以上你就是游刃有余本人。


Presentation上如何回答问题

关于presentation后的Q&A环节我想再多说两句,尤其是作为young scholar我们都应该注意些什么。



先讲一个我见过的一次比较糟糕的Q&A: 有一次一个博士生在一个会议上做了一个蛮不错的presentation,我记得她的PPT做的很炫酷,过程讲得很流畅,研究问题也很有趣,总体而言在Q&A环节之前的presentation都是相当成功的。然而到问答环节,有一个在场的教授发言给她提了一个建议,大体就是说她analysis的方法还不够完备,可以进一步尝试使用另一个方法,还具体指出了如何使用另一个方法的建议。这其实是非常正常的一种Q&A的交流,因为再厉害的学者也不可能做出百分百完美的研究,总是可以有提高和改进空间的;而且你来present的一大目的就是为了得到别人的反馈和建议。 然而这个可怜的博士生听了之后并没有任何接受的态度, 她说她觉得自己的这个方法就已经完备了,最关键的是,她也并没有说清楚为什么自己的方法就是已经完备了,而只是嘴上反复说我觉得这个方法是可以的。那个教授大概以为她并没有没听懂自己的话,于是就进一步指出她这个方法哪些地方是有漏洞的,她听了之后依然辩解说我觉得这个方法就是好。这一下接着有好几个在场的学者纷纷发言说你这个问题就是是需要改进的,除此之外你还需要改进其他几个方面, 你的这个方法为什么是站不住脚的,为什么必须要重视。博士生面对所有问题从头到尾都做出了defensive的姿态, 虽然没有很失态地反驳, 但是直到最后也没有接受几位发言者的建议,也没有解释自己的方法为什么就是站得住脚的,让场面一度颇为尴尬,然后就这样结束了presentation。

我在底下一边尴尬症发作一边暗暗地琢磨为什么会出现这种情况,明明这可以是个很好的presentation啊,可见收尾的Q&A环节真是不容小觑的,而且因为Q&A是没有办法准备的部分,所以往往尤其可以看出一个学者的水平。

这位博士生presenter其实犯了一个presenter的大忌,就是”get defensive”,或者说是“take it too personally”. 美国人平时在工作和生活中经常爱说这一句: “Don’t take it personally”,意思是你不要把别人对你工作的反馈和评价看成了是对你这个人的评价。 很多时候人们的意见是对事不对人的,不是针对你,真的不是针对你,而只是针对这件事。但是,说起来容易做起来难,谁都有ego(甚至今年有本热卖的书名字就叫 “Ego is the Enemy”…), 我们自己做了很久的引以为傲的研究,当然希望所有人都说我们做的好,当然希望得到肯定,所以我们往往听到批评或建议之后的第一反应就是,你这是否定了我的工作,也就是否定了我的方法,也就是否定了我得价值,就是否定了我。于是很容易带着小脾气开始不理智地反驳起来,变成了“为了defend自己而defend自己”,最后进入了停不下来的 “defensive”模式-------这也是那个博士生当时陷入的一种情况。其实成为一个优秀学者的第一步大概就是有胸怀去接受别人的意见。所有你看到的在台上光鲜亮丽学富五车举止优雅的学术牛人,我敢向你保证他们无一例外的都经历过大大小小数不过来的质疑。Tim Ferrisss说: “A person’s success in life can usually be measured by the number of uncomfortable conversations he or she is willing to have”。 你甚至可以这样想,接受别人的意见和批评是你作为研究者的正常工作的一部分。

作为presenter要想做到在Q&A环节上从容以对,我们在心理层面上还要想明白Q&A的本质-----要记得我们在学术会议上的问答环节不是作为学生在为自己的论文答辩,不是在课堂上回答老师问题,也不是作为某种选手在回答评委提问-----我们是在做学者和学者之间的探讨和交流。你可能在present的时候还是学生身份,可是当你走上学术会议的讲台,底下的人并不会把你看成传统意义上的学生,而是看成一个独立的“研究者”。

以我的观察,学术会议上的提问动机往往可以简单划分成这么几种情况:

  1. 提问人对你的研究感兴趣,想针对没能充分说明到的部分有更细致的了解;
  2. 提问人对你使用的方法不是很认同或者存在一些质疑,想让你进一步解释自己的选择;
  3. 提问人自己心里有更好的idea和方法,想给你提一些进一步改进研究的建议;
  4. 提问人可能对你的project没有问题,但对这个话题感兴趣,想了解你对相关领域一个更大话题的观点(这种问题常常同时提给在场的presenter);
  5. 提问者想通过提问显示自己的smart idea, 或者,极端情况,提问者借机发表他对某一话题的情绪化的看法(只遇见过一次)。

除了第五种情况不太好控制(往往也不需要控制), 前四种情况其实都是提问者想跟你做探讨和交流。无论收到什么问题,能回答什么就答什么,该解释的就充分解释,如果提问人有更好的建议,可以当场拿笔记录下来并表示感谢。如果有关于自己研究记不清楚的细节,坦诚地向提问者道歉,表示 “I’m going to look into that. I can get back to you later”. 整个过程自信而不自傲,自谦而不自卑。摆正学习的心态, 即使场上出现silly question 或silly comments也不必太在意, 公道自在人心。能用幽默解决的都一笑了之。

此外,多听多看别人如何做Q&A, 尤其是senior scholar和优秀学者的session, 当然是我们学习最重要的途径。


如何在学术会议上network



哎呀呀,来说一下这个不太好说的话题,不好说的原因是我其实不太擅长 (害羞)。

Networking是学术会议上重要的一个环节,为此会议的主办方会专门设计出时间和场合来帮助scholar们进行networking。最官方的一个这样的场合就是一般学术会议上第一天或第二天的晚上主办的reception---欢迎晚宴。

Reception长什么样子呢?一般reception在一个大的ballroom召开,也有的时候主办方会租下来某个当地比较出名的场地,比如博物馆,或者曾经使用的市政厅,或者,我参加过一次主办方租下来了一个cruise, 在查尔斯顿河上面举办的,边赏风景边network。Reception是没有固定座位的,你一进场会发现大部分人都站着,非常热闹的三五成群,各自端着个酒杯在那聊天。Reception上面都会提供食物、饮料或refreshment, 种类和质量因主办方的安排而异。食物和饮料要自行排队领取,此外有时会有服务生端着一些特别的小食过来邀请你品尝(如果你看过Friends, 此处请联想Joey拿光服务生托盘上小食的那一场)。有的时候reception
上还会有现场乐队,爵士乐比较常见,作为背景音。



话说主办方租下来这么好的一个场地就是为了让与会的学者们在忙碌的听会和present的间隙能够放松一下,并且能够利用这个机会充分network. 你会发现平日里可能不苟言笑的学者们在reception这个场合似乎都显得非常放松和健谈。Reception上会有很多跟不认识的人之间互报姓名、交换名片、介绍各自研究兴趣的机会,如果你参加一两次以上同领域的会议,那么还会遇见很多熟悉的面孔,大家利用这个机会catch up叙叙旧。还有的时候在reception上面经过别人的引荐 (比如你的导师) 你可以认识一些领域内的大牛,听他们侃侃大山聊聊故事。

初次去reception有可能是个有点尴尬的场面,建议跟你的同学一起去参加----即便完全没有人说话也可以跟自己的同学说话嘛。但更可能的情况是,有人会主动跟你说话,问你的名字和研究兴趣,边吃东西边跟你聊起天来,这就是在network了。如果你愿意,建议主动跟身边的人攀谈,主动交换名片,或者可以找你在会议上遇见的比较感兴趣的presenter,主动介绍自己,了解他/她更多的研究细节。Networking也是个值得练习的技巧,那么这一次练得多一点,下一次也就尴尬的少一点。 但是我个人的总体原则是不必勉强-----有的学者从来不喜欢去reception,也觉得这种networking的方式没多大用处。当然也有很多人很enjoy这种场合,而且reception的好处是,在一个比较非正式的场合去展现自己,可以弥补在会场里面那种非常正式的、非常professional的交流。如我的美国同学说的,reception上面就是要向其他学者展现 “I’m a fun person after work, I’m a fun person to work with”. 所以适当地出现在reception对于年轻学者来说还是有一定好处的。

除了reception之外其实学术会议上network的机会还有很多。比如,在一场panel结束后,你可以直接去跟现场的某个你比较感兴趣的presenter介绍自己,互留联系方式。比如,在吃早餐和午餐的时候,可以和身边的学者边吃边聊。甚至比如,可能在一起上下楼的电梯里,共同前往某场panel的途中,某辆共赴机场的大巴里偶遇,然后聊起天熟络了起来。只要你有心去认识和结实其他人,机会自然会向你敞开。

另外作为中国人,在国际会议上一个更加紧密的团体就是中国学者的聚会,我时常觉得在会议上的network 其实效果最显著的就是跟同一领域内中国学者的互动。与中国学者之间的相逢和相识常常是默契的、偶然的,某个场合下一堆人里面就你们俩是亚裔,于是聊几句就说起了中文,这感觉很好。中国学者时长在会议上一起约着吃个饭,有时候一两个senior scholar牵头,有时候大家一起入伙,这种时候尽量参加,是难得的认识人的场合。多听其他中国学者在讲什么、关注什么,利用一切机会向他们学习,咨询你关注的问题。我自己在各个阶段都从其他中国学者身上学到非常多的东西,至今非常感谢曾经指点过我的每一位前辈,从是否应该回国工作,到如何提高英语论文写作水平,再到提高研究的能力以及找工作经验和面试技巧,每一次参加中国学者聚会都能学到很多的东西,而且持续地在得到他们帮助。

会议投入对于学生来说很昂贵,有时候觉得就那么几天,花那么多注册费和宾馆机票钱不值得,但其实你付的不只是会议的内容啊,要知道你付的还有跟四面八方同领域学者齐聚的机会,你并不知道你跟哪位学者的哪个交流就会帮你生出毕业论文的点子、一篇高质量的国际论文、找到一个教职工做,谈成一个合作项目-------这才是千金难买啊。


林林总总地写了很多,希望至少有一两个点对你有用。可能还有很多未能触及的地方,如果有具体问题欢迎留言或私信。

下一篇,让我们聊聊“学术之外的学术会议”,以及我们可以期待的学术会议上的吃喝玩乐。

编辑于 2017-09-18

文章被以下专栏收录