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关于Excel打印,你需要知道这些知识点

关于Excel打印,你需要知道这些知识点

图/文 | 安伟星 来源 | 精进Excel


提到文档打印,很多人想到的是不是Word、PDF这类的文档,至于Excel文档打印……

这玩意也能打印?

当然这问的有些夸张,但是Excel文档连最基本的页边距、页脚页眉都不会设置的却大有人在。

因此我要给你送干货了。


目录

001 善用打印窗口

选择菜单「文件」→「打印」启用预览窗口,不要小看了打印预览窗口,很多打印秘诀就蕴含其中。


打印功能的多数设置都是在这里完成的,我想说的一个重要功能是「显示边距」,很多人会忽视它,它可以让我们在预览界面直接调节页面边距,非常好用。



002 每一页都打印标题行

制作了一份文档,文档的长度超过了一页纸,打印的时候,第二页之后的标题行没有了,该如何打印标题行?


▌方法:

①切换到「页面布局」选项卡

②点击「页面设置」分组,点击「打印标题」

③选择我们需要设置的标题行或者标题列



003 打印居中显示

关于打印居中显示,比较简单,我就不录制动图了,借用微博上的一张图。


GIF来源 :微博

004 Excel文档嵌入页码

Excel文档中也能添加页码,这个不知道么?

▌方法:

①展开「页面布局」,进入「页码设置」窗口

②点击「页眉/页脚」,然后在「页脚」处选择一个页码样式


005 多个工作表同时打印

如果一个工作簿中有多个工作表需要打印,怎么能同时打印多个工作表?

▌方法:

①根据需要,按Ctrl键不松手选中要打印的工作表标签(或按Shift批量选中)

②然后打印文档


或者,如果你要打印所有的工作表(即整个工作簿),也可以这样设置。


这样设置就没得选择,所有工作簿中的工作表都被打印出来。


006 缩放在一页纸打印

空白的Excel工作表,不像Word那样,有明显的“一页”的边界,因此制作的文档,有时会超出界面,导致一页放不下。怎么解决?

▌方法:

①点击“文件”选项卡下的“打印”

②在“设置”一栏中最后一个下拉菜单

③点击“将工作表调整为一页”


有时候页面确实太大,打印在一页会导致文档压缩的非常小,也可以单独设置「将左右列调整为一页」或者「将所有行调整为一页」


007 如何设置部分打印区域


有时我们做的文档,并不需要将整份文档都打印出来,只需要打印工作表中的某一区域,或者几个区域,比如打印文档中的一个图表,该如何操作?

▌方法:

①先选中需要打印的区域

②点击「页面布局」选项卡,点击「页面设置」分区中的「打印区域」

③点击「设置打印区域」即可将当前选中的区域设置为打印区域,而未选中的区域不会打印

④若添加多个打印区域,可以继续划取选区

⑤然后再次选择「打印区域」,点击「添加到打印区域」

注:这样添加多个打印区域,多个区域会打印在不同的页面上,无法合并在一页。


以为就这些小儿科?

不够过瘾就来看看这些烧脑的玩法:


008 一页纸打印不连续内容

用「设置打印区域」的方法,多个区域会被打印到不同的页面上,如果我们想将不连续的内容打印在一页,能否实现呢?

其实有一个折中的方法,就是创建自定义视图。

▌方法:

①切换到“视图”标签,单击“自定义视图”

②点击“添加”,创建一个当前表格原始式样的视图,输入名称:完整

③选中表格中不需要的行或列,将其隐藏,然后创建“自定义视图”,命名为“打印”

这样创建完之后,需要打印的时候,就选择“打印”视图,单击“显示”,然后进行打印即可只打印需要的区域。


(这玩意不就是隐藏了单元格么,直接隐藏后打印不久行了么?创建自定义视图是方便在完整视图和打印视图直接切换,是想,如果需要打印的区域更加复杂,创建自定义视图让你一劳永逸)


009 自动扩展打印区域

在打印Excel工作表之前,对工作表进行了页面设置,指定了工作表需要打印的范围。当对Excel工作表添加新的记录后,还需要对打印区域进行重新设置。

有两种方法可以实现打印区域的自动扩展:


▌方法1:智能表格

首先想到的当然是智能表格了,不知道智能表格威力的,请看这篇文章。

效率提升10倍的Excel智能表格(Table),如何玩?


操作:

①选中希望设置打印区域的数据区域,Ctrl+T将其转化为智能表格;

②将此区域设置为打印区域

这个区域就会随着添加数据行或者列而自动扩展,对应的打印区域也会自动扩展。


▌方法2:修改打印区域的内置名称

这个方法相比智能表格弱爆了,但是它引出了两大知识点:定义名称、动态区域,因此这里为大家抛个砖,为以后的动态图表做铺垫。


①设置打印区域

将需要打印的区域设定为打印区域。

②编辑打印区域的名称

切换到「公式」选项卡,单击「名称管理器」,选定"Print_Area"名称,然后在「引用位置」文本框中将公式更改为=INDIRECT("A1:C"&MATCH(9E+307,案例3!$A:$A))

修改完成之后,关闭名称管理器窗口,在接下来的提示窗口中,点击“是”接受所做的更改。


③在工作表的打印区域下方输入一行新数据,打印区域将自动扩展到该行


注:

这坨公式=INDIRECT("A1:C"&MATCH(9E+307,Sheet1!$A:$A))是什么鬼?

MATCH(9E+307,案例3!$A:$A)将定位到A列最后一个数据所在的单元格行号,INDIRECT函数可以将文本转化为引用,实现从A1单元格到数据区域最后一列(即C列)的最后一个单元格的引用。

因此,无论在数据区域最后添加多少行,公式都可将其定位出来。


另外,其实更常用的方法是使用Offset函数,这是构建动态区域最经典的用法。

=OFFSET(案例3!$A$1,0,0,COUNTA(案例3!$A:$A),COUNTA(案例3!$1:$1))

使用这个公式,不仅能扩展行,还能扩展列。一定程度上可以和智能表格媲美。


后面我会推出教程,详细讲解OFFSET这个函数。


作者:安伟星,Excel培训师,微软Office认证大师,头条认证作者,《竞争力:玩转职场Excel,从此不加班》图书作者,原创公众号:精进Excel(ID:SeniorExcel)

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发布于 2017-11-10

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