色彩时间管理法:用七种颜色管理项目

摘要:

本文提出了一种项目分类方法,这个分类可以用于个人任务管理(滴答清单等)、个人时间记录(时间块、Timelog等)、个人财务管理(随手记、挖财等)。

通过建立起统一的项目分类,将个人管理的多个维度串联在一起,可以达到更好的个人管理效果。


目录:

1. 问题背景

1.1 时间管理的目的

1.2 分类的重要性

1.3 一些项目分类方法

1.4 以幸福作为衡量标准

2. 色彩时间管理法的项目分类

第一部分:金钱相关

2.1 红色:金钱收入

2.2 橙色:个人研发费用

2.3 黄色:运营费用

第二部分:幸福相关

2.4 绿色:个人幸福

2.5 青色:学习和自我完善

2.6 蓝色:社会价值

第三部分:浪费

2.7 紫色:浪费

3. 拓展阅读

4. 后记

一、问题背景

1.1 时间管理的目的

首先,希望大家先思考一个问题:为什么要做时间管理?

我很推崇“哈佛史上最受欢迎的课程”的讲师、积极心理学大咖——泰勒·本·沙哈尔在《幸福的方法》一书中提出的答案:

有一个问题可以让所有人停止追问“为什么”,这个问题就是:为什么要追求幸福?

沙哈尔接着说:

对个人而言,幸福感应该是我们衡量人生成就的唯一标准,因为它是所有目标中的最终目标。

所以,时间管理,是为了幸福地过一生。——本文方法需以这个观念为前提。

1.2 分类的重要性

随着量化自我(Quantified Self)的兴起,在个人管理方面,人们会对各方面的数据进行收集和统计,包括:

(1)时间统计

在这个领域里,被广为推崇的一本书是《奇特的一生》,这本书讲述了柳比歇夫的时间统计法。

时间统计中存在的主要问题包括:

①时间统计过于细致,例如精确到分钟、精确到所有事情的具体细节。

②无法坚持进行时间统计。

③没有对时间统计结果进行分析并用于改善。

这三个问题,一个共同的可能原因就是没有建立起合适的时间统计分类,例如,柳比歇夫的分类是“基本科研、分类昆虫学、附加工作、组织工作”等,这个分类显然不具备多少可借鉴性。如何让分类更合理,是时间统计的一个重要挑战。

(2)个人财务管理

用随手记、挖财等APP做个人记账,已经成为了很多人的生活方式和习惯。

记账的支出分类,是不是也可以按照对幸福的贡献度进行设置?

(3)任务管理

随着PDA和智能手机的普及,GTD方法这种任务管理方法开始风靡全球,从滴答清单到Omnifocus、MLO等时间管理APP,也无不强调自己适用于GTD方法。

GTD方法强调以项目为中心(《GTD 中的“项目”到底是指什么意思?》《如何养成GTD的七个习惯之⑥——把人生变成一个个项目》)。而在实践中,项目太多、太零散、失衡都是常见的问题。那么,如果以幸福为目标,如何才能更好地进行项目分类?

1.3 一些项目分类方法

1.3.1 生命平衡轮

在项目分类方面,目前比较热门的是《最有智慧的活法:平衡生命之轮,活出你的精彩》中提到的“生命平衡轮”观念。(在时间管理爱好者中,也会将生命平衡轮描述为“生命之花”、“八大关注”等)

引自《古典:生涯规划师是这样做“月计划”的》

生命平衡轮提出了要在外在领域(上方)和内在领域(下方)平衡的概念,但与“幸福”的关系并不够直接。

1.4 以幸福作为衡量标准

综合《幸福的方法》这本经典书,以及有《思考,快与慢》和《反脆弱》作者背书的《设计幸福》,可以得到幸福的三个要素:

(1)快乐

(2)意义

(3)持续时间

幸福=快乐×意义×持续时间

另外,幸福分为主动的幸福(由于自己的主动行动而产生的幸福)和被动的幸福(由于别人或者外界因素,而带来的幸福),本文只讨论主动的幸福


二、色彩时间管理法:彩虹分类

项目分类可以分为三部分。第一部分是与金钱相关的,包括:

(1)红色:能够带来金钱收入的项目。

(2)橙色:可能能够带来金钱收入的探索性项目。

(3)黄色:为了维持生存、维持项目所必须的时间与资金开支。

第二部分是与幸福相关的,分为三类:

(1)绿色:个人的幸福,既包括直接作用于自身的幸福,也包括因让亲近的人感到幸福给我们带来的幸福。

(2)青色:由自我完善带来的幸福,这部分本可以属于“绿色:个人的幸福”,但是由于自我完善除了本身会让我们幸福之外,还能够提升我们追求幸福的能力,所以单列出来。

(3)蓝色:社会的幸福,因提升素不相识的人的幸福,给我们带来的幸福。

第三部分是从幸福角度看,属于浪费的事情。

2.1 红色:金钱收入

2.1.1 金钱收入的价值

在神曲《Time》中,摩根·弗里曼说到:

Money is not evil by itself
钱本身无罪
Its just paper with perceived value to obtain other things we value in other ways
钱只是商品流通的交换介质,只是一张纸

金钱,无论是现在的纸币,还是古代的丝绸、贝壳,作用仅仅是交换的介质而已。

在《一个问题》中,29岁的胡适讲述了一个朋友的故事:

……剩下五块大钱,每天只派着一角六分大洋做零用钱。做衣服的钱都没有,不要说看报买书了。大学图书馆里虽然有书有报,但是我一天忙到晚,公事一完,又要赶回家来帮内人照应小孩子,哪里有工夫看报阅报?晚上我腾出一点工夫做点小说,想赚几个钱。我的内人向来不许我写过十二点钟的,于今也不来管我了。他晓得我们现在所处的境地,非寻两个外快钱不能过日子,所以只好由我写到两三点钟才睡。但是现在卖文的人多了,我又没有工夫看书,全靠绞脑子,挖心血,没有接济思想的来源,做的东西又都是百忙里偷闲潦草做的,哪里会有好东西?所以往往卖不起价钱,有时原稿退回,我又修改一点,寄给别家。前天好容易卖了一篇小说,拿着五块钱,所以昨天全家去逛中央公园,去年我们竟不曾去过。
我每天五点钟起来,——冬天六点半起来——午饭后靠着桌子偷睡半个钟头,一直忙到夜深半夜后。忙的是什么呢?我要吃饭,老婆要吃饭,还要喂小孩子吃饭,——所忙的不过为了这一件事!

金钱可以换取时间,让我们可以投入更少的时间用于生计、可以投入更多的时间做能够带来幸福的事情。

满足基本生活的金钱是必须的,一百年后的今天,我们已经很少会陷入这种每天忙于生计、甚至没有任何空闲时间的窘境。

2.1.2 项目所属分组建议

本文先不展开写分组的原因和细节,只作为一个提纲,供各位朋友参考。

(T1)日常工作项目

这是大部分朝九晚五上班族的主要收入项目,其中大部分是以时间换钱。

(T2)其他劳务类收入项目

例如:工作私活、打小时工、开滴滴车。

(T3)投资类收入项目

(T3.1 )价值投资类

例如:用于等待升值的房产投资、股票投资、期货投资。

(T3.2)被动收入类

例如:用于出租的房产投资、公司股份投资。

(T4)雇佣类收入项目

创业,按成果或者劳务向客户收费,按成果或者劳务向员工付费,赚取差价。

(T5)成果类收入项目

例如:以成果考核而没有工作时间要求的工作、写文章投稿到公众号、写一本书赚取持续的版税,发明一个专利收专利费。

2.1.3 项目及项目下级分类建议

(1)时间记录方面

在日常工作项目下,将创造价值和不创造价值的时间区分开来。目的是增加工作中的创造价值时间比例,减少无价值的时间浪费。

记录分类举例:工作高价值产出。

不创造价值的时间归入后边会提到的“浪费”这个分类中。

(2)财务管理方面

建议仅仅体现与收入正相关的支出,也就是每笔支出都可能带来额外收入的支出。目标是增加支出(潜台词是增加利润)。

纳入的例子:请客户吃饭,可以带来客户成单,就应当纳入。

不纳入的例子:乘地铁上下班的通勤支出,只要从事这份工作,就必须支出,花的钱并不能额外增加收入,不应纳入。(会列入后续的“黄色:运营费用”中)

2.2 橙色:个人研发费用

2.2.1 个人研发费用的价值

在企业中,为了获得利润,除了会支付生产成本、销售费用、管理人员的费用之外,还会为未来增加收入的可能性而进行投资,这部分投资被称为研发费用。

在个人管理中,也应当配置这样的时间和资金支出,用于探索如何提升自己的盈利能力。

这些项目在确认可以盈利之前,需要持续进行时间和资金的投入;待孵化成盈利项目后,可以转入到“红色:获得金钱收入”的项目分类下。

例如:

考取一个能够带来新收入,或者能够带来收入提升的证书;

参加一个能够提升自己能力,进而带来收入提升的培训;

尝试给公众号写稿,赚取稿费收入。

尝试全职/兼职创业。

2.2.2 项目所属分组建议

建议不设置项目分组。

2.2.3 项目及项目下级分类建议

除了复杂的项目,一般不用在项目下设置明细分类。

2.3 黄色:运营费用

2.3.1 运营费用的价值

运营费用的意思是,不管收入如何变动,都会发生的成本。

2.3.2 项目所属分组建议

可以将运营费用分成两类,第一类是“生活必须”,也就是只要活着,就要做的投入。第二类是“项目必须”,也就是为了让某个可以获得收入/幸福/社会价值的事情继续进行,就必须做的投入。

2.3.3 项目及项目下级分类建议

(1)任务管理方面

①第一类是“生活必须”,可以设置一个“非工作费用”的项目,用于放置类似“去买感冒药”、“房屋大扫除”之类生活中必须去做的事情。

②第二类是“项目必须”,从任务管理的角度,大部分的项目都不存在固定费用,任务主要会在“红色:获得金钱收入”的分类下,但日常工作中会有比较多的固定费用,例如公司要求的一些与收入毫无关联的日常事务等,如果较多的话,可以进行细分。

(2)时间记录方面

①第一类是“生活必须”,例如:

睡觉时间、做饭吃饭、洗澡洗漱等。

②第二类是“项目必须”,例如:

通勤路途等。

(3)财务管理方面

①第一类是“生活必须”,例如:

买菜水果、手机话费、水电气费、衣服日用、保险支出、医疗支出等。

②第二类是“项目必须”,大多数的项目的费用都会归入到“红色:获得金钱收入”的分类下,这里主要是维持日常工作的固定费用,例如:

工作日午餐、同事聚会、工作出行、工作服装等。

2.4 绿色:个人幸福

2.4.1 提升个人幸福的价值

一般来说,个人幸福是最主要的幸福来源。即使是牺牲个人的幸福来满足他人的做法,也远不如同时满足自己和他人的幸福来得理想。

2.4.2 项目所属分组建议

根据前边的幸福公式这张图,可以花些时间,设计下自己的项目分组。

分组举例:爱与被爱、取得成就、开拓眼界、休闲健康、宗教信仰等。

2.4.3 项目及项目下级分类建议

(1)任务管理方面

项目下不用设置明细分类,例如:

“爱与被爱”分为:家庭幸福、教育好孩子、照顾好父母……

“取得成就”分为:钢琴十级、可以顺畅地看懂英语科幻小说……

“开拓眼界”分为:旅游美食打卡、第一次做某事……

(2)时间记录方面

项目下不用设置明细分类,例如:

“爱与被爱”分为:陪伴家人……

“取得成就”分为:钢琴学习、英语学习、马拉松跑步练习……

“休闲健康”分为:跑步、散步、观察自然、下棋……

(3)财务管理方面

可以在项目的基础上继续进行细分,例如:

“爱与被爱”中“教育好孩子”,对应为孩子玩具、孩子额外教育等;“家庭幸福”对应为家庭约会旅游等。

2.5 青色:学习与自我完善

2.5.1 学习与自我完善的价值

这里的学习与自我完善,来源于内生的求知欲,以及让自己更加完善的欲望。

例如,想要读某段时间的历史,并不是为了依靠这个赚钱(红色-获得收入),也不是为了增加谈资(绿色-个人幸福),也不是为了让这个社会变得更好(蓝色-社会价值),纯粹就是因为自己对那段历史感兴趣,不为什么,就是喜欢。

2.5.2 项目所属分组建议

建议不设置项目分组。

2.5.3 项目及项目下级分类建议

(1)任务管理方面

直接设置项目,例如:学习与方法改进,用阅读做改善等。

(2)时间记录方面

设置与项目相对应的分类,例如:阅读、准备整理、线上学习、线下学习等。

(3)财务管理方面
设置与项目相对应的分类,例如:买书、线上培训、线下培训等

2.6 蓝色:社会价值

2.6.1 创造社会价值的价值

公交车上给老人让座,老人舒服的坐着,虽然自己站的难受,但却感到幸福;

在支付宝的蚂蚁森林里“捐”出一颗树,仿佛看到遥远沙漠上的那棵梭梭树,在风中摇曳着,挡住了飞来的沙粒,心中一笑;

写了一篇文字,偶尔有一个人看到并且能够让他的生活中多了一点更好的可能性;

……

让这个世界变得更好,给陌生人带来幸福,也可以给自己带来幸福。

2.6.2 项目所属分组建议

建议不设置项目分组。

2.6.3 项目及项目下级分类建议

(1)任务管理方面

直接按照项目区分,例如“XX志愿者社群”、“XX写作”等。

(2)时间记录方面

设置与项目相对应的分类,例如:写作等。

(3)财务管理方面
设置与项目相对应的分类,例如:公益捐赠、公益活动费用(下设具体项目)等。

2.7 紫色:浪费

2.7.1 浪费的价值

浪费分成两类,第一类事情虽然从幸福=快乐×意义×持续时间的角度来看,只能带来很少的幸福,但仍然是有价值的,例如单独的快乐或者意义值比较高。

另一类事情是完全的浪费,带来的幸福几乎为0,或者为负数。

2.7.2 项目所属分组建议

可以不设置分组。

2.7.3 项目及项目下级分类建议

(1)任务管理方面

不用单独设置项目,这类待办事项可以直接列入到黄色:运营费用(OE)的非工作费用下。

(2)时间记录方面

可以设置如:阅读新闻、游戏上网、无价值工作、无效浪费等。

(3)财务管理方面

可以设置如:饮料零食、效果不大的实物购物、效果不大的软件购物、游戏娱乐等。


三、扩展阅读

  • 《幸福的方法》 by 泰勒·本·沙哈尔
  • 《设计幸福》 by 保罗·多兰
  • 《奇特的一生》 by 丹尼尔·亚历山大洛维奇·格拉宁
  • 《有效产出会计》 by Thomas Corbett,许家褆 译


四、后记

国内时间管理社群的先行者和联结者 永锡老师 @張永錫,将时间管理的爱好者称为幸福行动家,这五个字可谓再恰当不过。

时间管理的目标是幸福。

幸福需要主动的行动。

最后与时间管理同好分享两句话,共勉:

“穷人的痛苦和欢乐,无论是在质量或数量上,和富人并无差别。在基本的生存条件(食物、住所、适当的教育)达到后,从情感的角度来说,经济状况并不会造成显著的差异。”——摘自《幸福的方法》

“对于增强幸福感,适当地运用时间可能是最重要的”——丹尼尔·卡尼曼,诺贝尔经济学奖得主、《思考,快与慢》作者。


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作者自2009年开始关注时间管理领域,2010年开始实践GTD,专栏会分享一些折腾的经验,或许会与同属于“不折腾不舒服斯基星人”的你一起碰撞出一点新的灵感。

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编辑于 2018-06-15