写作篇<1>商务邮件需要注意的15个细节

接下来想和大家分享关于商务英语写作,我的一些心得和技巧。考虑到篇幅的关系,我会分为几期推送。


下篇会以实例分析邮件内容的技巧,今天先来和大家捋一捋写邮件的时候,关于格式上15点要注意的细节:


1 密送/群发独显的功能请熟练操作。


尤其是群发独显,前阵子收到一个供应商的新产品推广邮件。因为她的邮件,我收获了4800个潜在客户邮箱。


因为她忘记设置群发独显了,导致到大批量的客户信息曝光。原先我以为她是使用EDM系统群发邮件,软件出了纰漏。后来得知是她自己疏忽,忘记设置群发独显。


这是很严重的低级错误,孰轻孰重,真的只能自求多福了。


2 空格和标点符号要规范:


首字母大写,英文要用半角。这个很基础的知识点,并不是每个人都能达标。半角,即把切换到英文输入法时敲出的标点),而不是用中文输入法时输入的全角标点符号。


所以会看到很多邮件还是会出现中文的标点符号和不该存在的空格,比如:


Hi Helen,John’s good will be ready by the end of May. 错误


Hi Helen, John's goods will be ready by the end of May. 正确


可能你会不以为然,这些不碍事。作为多年熟练英文写作的我来说,看到这些是相当碍眼的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。


打英文标点符号的时候一定要记得切换半角。示意图如下:



3 慎用全部大写:欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端端使用过大写,是对对方很不尊重,很不礼貌的行为。


但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:

  1. 起强调作用,比如Please treat it as URGENT. 强调事件紧急。
  2. 醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。


4 字体及字体大小:


常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。


当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。


5 字体加粗的用法:


先从以下2个句子来解析:


To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible. 不妥当


To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible. 妥当


为了确保货物能在你要求的日期内送达,请尽快安排款项。


加粗,既能突出重点,又能让客户一眼瞧到。那怎样才是加粗的正确姿势呢?


当利于客户的方面,再考虑加粗。前半句,为了让客户能在他限定的日期内收到货物,这是利于客户的;后半句,让客户尽快付款,是利于供方的。


6 邮件主题要随着内容更换:


这个知识点,之前已经分享过了。


比方话题Inquiry for School Bag 是客人发给你的,那么你回邮件 Re: (是回复邮件自动生成的格式)后面可以加Re: School Bag Offer-20170314 书包报价,这样就有一个互动形式了,客人询价,你回复报价。


紧接着:客人回复:Re: Re: (第二遍回复了,故两个Re:) School Bag Offer-20170314,他要确认订单了,让你开合同。


那么你可以回复,去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停,Re: Sale Note for School Bag +合同号,以此类推,等到比如货做好了,那么改为Re: Goods are ready for shipment.


这样当客人看到主题,都可以捕捉到邮件的梗概,有些大忙人客户时间很有限,忙的和陀螺一样,这样是在帮他们提高工作效率。他也会觉得你很用心,一直在更新进展。


7 邮件的内容应有适当的提醒,让客户晓得你在等他回邮:


举个例子,可以以这样的内容表达:


As soon as I receive your confirmation on the samples, I'll proceed with the mass production immediately. 一收到你对样板的确认,我会马上安排大货。意在:你不确认,我就没能进展大货生产。


Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 意在:以你的意见为准。


8 应提醒对方邮件里含有附件,且附件的文件名字,请一定要另命名。


切换不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。


同时,多附件的时候,请在邮件里跟客户沟通清楚,比如你的附件为装箱单,发票,产地证明,邮件应为:


I am attaching herewith the following documents for your confirmation:


1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin


图片命名:

1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin


收件者才能省心,清心。


9 内容传递负面消息的时候,尽量使用长句。


调查数据表明,稍微长的句子,可以缓解坏消息对人情绪方面的影响,我估摸着是因为要看久点的缘故。


举个例子:


  1. The shipment will be delayed for a week.
  2. Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status.


长句可适用于货期延误,涨价中。


10 长邮件应该控制好段落,千万不要密密麻麻凑一堆。


今时今日,大家已经没有太大的耐心花在阅读长篇大论的文章里,更要把握好读者体验。


以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。


11 及时回复,无论你不能此刻详细回应:


I will revert as soon as I reach my office.

一到公司,会马上回复。

Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.
现在我在展会上,明天之前回复到你。


总而言之,漠视对方的邮件是不明智的。如果客户在邮件里有具体明确的要求,即便无法当即完成,也应该大致告知可以完成/提供的时间,或者你们当前需要做的努力。


12 不要花样秀语法。


要记得打动的是真诚/易懂的内容,而非太花俏的语法。不同国家的客户,回邮风格要随之更换。


千万别对着母语非英语的客户,尤其中东/南美客户,说复杂的长句。能一句话说明的,别绕来绕去,用高级句型。


适当的时候,可以切换成他们的语言来沟通,你会发现,原本以为很沉默寡言被动的客户,看到自己的语言,变得积极主动起来。


13 邮件长短,适客户风格而定。


很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi, 邮件到底是长而详尽,还是精短扼要。


其实正常情况下,配合客户的邮件风格是最好的。倘若客户很热情,喜欢和你在邮件开头寒暄打招呼,邮件内容也会很细致答复你,那你的邮件风格可以与他一致,让他觉得你也很热情。而非,对方花了很多时间写邮件给你,你回复ok, will do. 这多败兴。


但是当客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也收起那些你今天过得好吗?你最近过得怎么样的客套话,直截简明去回复他要的内容。


14 重要邮件,考虑对方时差。


比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。


15 针对邮件场景,附上相应的结束语:


期待对方回邮:


  1. Look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.
  2. I'm looking forward to your reply.
  3. We look forward to a successful working relationship in the future.
  4. Please advise as necessary.
  5. I would appreciate your immediate attention to this matter.


提醒对方如需帮助,请告知:

  1. If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
  2. If you require any further information, feel free to contact me.
  3. If you require any further information, let me know.
  4. Please feel free to contact me if you need any further information.
  5. Please let me know if you have any questions.
  6. I hope the above is useful to you.
  7. Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
  8. Please contact me if there are any problems.
  9. Let me know if you need anything else
  10. Drop me a line if I can do anything else for you.


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编辑于 2018-06-02