设计冲刺(Design Sprint)的中式玩法

设计冲刺(Design Sprint)的中式玩法

作者:Alicia Tseng,爱彼迎设计项目群经理

开始与大家探讨「设计冲刺 (Design Sprint)」之前,我想先跟大家分享什么是「设计项目群经理(Design Program Manager)」,以及为什么我要分享这个题目。

设计项目群经理通常是在设计团队规模比较庞大的时候才需要的:因为规模大的设计团队通常不只有设计师,也会有用户研究员、视觉互动设计师、内容策略分析师等,而设计项目群经理的职责就是通过合理的调度、规划与管理,让整个设计团队能够运行地更有效率且有价值。设计项目群经理的工作内容,大多是提倡组织流程的改善、跨部门的对外或对内沟通,以及维持团队的创新力。因此,一旦涉及到招聘会、定义设计评论流程(Design Review)或是发起 Design Sprint 都是属于设计项目群经理的工作范畴。

「Design Sprint 是一套用于解决难题的五天式产品设计方法,集思考、设计、分析、产品原型产出为一体,简化和加速产品设计过程,让产品能够快速去满足用户的真实需求 [1]」,它在国内已经有很多公司都已经有在使用,关于它的文章也不胜枚举。在具体的实践中,其实还是会因为不同的工作环境,让方法论的实现,遇到不同的挑战与困惑。


在这篇文章里,我希望根据我在美国与中国的互联网公司主持和参加不同的 Design Sprint 的经验,来和大家分享在中国的互联网环境下,如何更有效地实践 Design Sprint。

具体的方法我会按照按照以下顺序来说明:

主持人(Host)应先调整好心态

在国外参加 Design Sprint 的时候,主持人的活力、真诚与热情能够打动大多数参与者,让他们更有效地参与其中。和国内临时担任主持人不同,这些主持人的全职工作可能就是主持各个部门的 Design Sprint,他们的专业度能够让每个参与者感受到对于这场 Design Sprint 的干劲与期待。

在中国,大部分的公司步调很快,许多 Design Sprint 都会直接影响到他们的工作时间,因此,不少主持人自己或是团队对于接受要做 Design Sprint 不免会有新的挑战甚至有所反感。所以,要有一场好的 Design Sprint,主持人本身建立好自己的心态与预期特别重要。这会影响到整场 Design Sprint 的产出,与公司其他人后续参加的意愿,甚至公司对于 Design Sprint 的认可与价值。

尽心尽力好好地筹备与主持,抓住难得能够短时间内号招一群人并有高效产出的机会,何乐不为呢。

活动前做好充分的沟通与准备

由于 Design Sprint 在国内还没有欧美来的普及,很多非设计领域的同事未必知道它是什么,或是耳闻但不清楚它的价值。因此当我们邀请人来参加时,我们除了要让参与者了解,也需要让他们老板知道为什么需要做这件事。

从我个人的经验看,我通常会在 Design Sprint 前一两周邀请不同部门的老板来参加我的说明会,目的除了让他们了解 Design Sprint 的目的与价值外,也会希望他们能派出合适的成员来参加。会议中我会提供一份文档,文档主要包含以下 9 项要点:

  • Design Sprint 是什么;
  • 这次要解决的问题;
  • 针对这个问题我们的目标;
  • 有哪些不属于这次 Design Sprint 范畴;
  • 日期与议事日程;
  • 参与人数与背景;
  • 最后的产出是什么;
  • 需要老板们做什么样的配合;
  • 说明这几天参与活动的成员是无法参与其他会议或是及时回邮件。

这份详尽的说明会对整个活动以及产出都有很大的帮助。

确认成员要来自多个部门(Cross-function)

大多数的 Design Sprint 会请不同背景的人针对这个议题给一些背景知识,例如数据科学家会和大家说明目前产品的数据,用户调研人员会说明他过去做过的调研结果。

我们希望这个头脑风暴小组是跨功能的,因为这样才能一起合作激发可行且创新的方案。通常我的经验里都至少会有来自以下几种:设计师、工程师、用户调研人员。除了多元之外,选择成员的时候还要考量日后该功能上线的运作,需要有哪些人来实际参与。当然了,参与的成员未必要是对这功能熟悉的人,有的时候对问题不熟悉的人反而会有更创新的建议,道理很简单,旁观者清当局者迷。

人数限制与人员挑选

我主持过五到十多个人不等的的 Design Sprint,我还是觉得如定义里的 7 人最合适。因为主持人比较能够控制局势,确保每个人都是集中精神的在参与活动,并且才比较能控制整场 Design Sprint 的时间。举例来说,当人数多达十多个人时,在轮流分享点子的时间就会拉很长,造成有些成员开始放空而没法集中精力。

在挑选参与的成员时,刚开始都会选择平时比较踊跃给予意见的人,一方面是他们能够带动整场讨论的气氛,另外也是他们能够影响没有参与活动的人对于 Design Sprint 的好奇,进而引来更多讨论及发想。例如他们在每天会后可能会和他们的同事讨论今天的内容,以及他的点子,并激发更大规模的讨论,也许能够从而得到更好的解决办法。

更有效地利用活动时间

国内大多数的互联网公司也许不会有 5 个整天的时间让员工完全参与 Design Sprint,因此一般我们会缩短设计成员以外的人的参与时间在3 天以内,3天后由设计师继续设计和制作原型,以及研究员进行调研。主要的秘诀就是提前请组员做好以下几项功课:

  • 了解 Design Sprint

对于不清楚 Design Sprint 的成员,我会在会前招集一次说明会,尽可能的解释清楚这个Design Sprint 最终的产出是一个原型,并且是和大家合力完成的。期间我会需要组员做什么样的工作内容。

  • 竞品研究

会前 3 天左右,我会请每个组员针对我们要改善的功能去研究类似的产品,并要求在Design Sprint 的第一天开幕时和其他成员分享你喜欢它们的原因。可以是当场请组员演示,也能做成投影片和大家说明。

  • 确保成员对于问题的了解程度是一致的

我曾经主持过一场是组里的某成员已经参与过类似的 Design Sprint 并且做出原型,他对于问题的了解就比其他人深,并且容易先入为主而主导大家的思维。因此主持人个工作是在会前确定大家对于问题的认知是一致的,才能发挥 Design Sprint 的最高价值。

要求组员全程参加

在活动开始前,要尽量确认能让成员在这 3 天能够全力投入。活动中不能使用电脑或是中场离席参加会议。在国内这可能很难做到,所以我的秘诀是会在中午安排比较长的休息时间,让组员可以利用这时间段去处理比较紧急的事务。除此之外,我会尽可能取得他们老板的同意,这样才能让组员能够专注于活动。会议的每天早上和下午第一场会要求签到。目前尝试过这三种方法,不能说完全成功,但是很幸运的是能配合的人越来越多。

每天都会和利益相关者(老板或是有决定权的人)确认

为了确保团队最后的产出不会因为老板们的一句话而整个风向大改,我每天会安排一小时的会议让没有参与活动的决策者或老板能够给予反馈。理想上这是每天的最后一个环节,但是由于老板们的时间比较难约,所以最后往往会根据参与人数来选择时间。如果有非常关键的人物没有参加到会议,我会找时间跟他一对一沟通我们的想法。另外我也会在每天结束后发一封邮件给所有的参与人员与决策者,告知大家今天的进度及隔天预期的方向。

要保证有且仅有一位主持人

前面提过 Design Sprint 的主持人很重要,但是在国内规模比较小的公司,他们也许没有专门的主持人,所以就会匆忙的指定一个人来当主持人。这时候往往有些情况是这个人缺乏自信,他会拉另外一个人来帮忙。另一种情况是老板请你来主持,但是老板本身也参与此场 Design Sprint,自己也忍不住主持了起来。我觉得最合适的还是在会前定义一个最有经验的人来主持,道理很简单,就像一艘船的船长他要能够带领团队,而不是在团队面前讨论方向。另外,准备一场 Design Sprint 绝对需要花费一定的功夫,从招募成员到约所有的会议日程,如果投入了很多心血,最后场子乱了或是没有好的产出,多少还是有些遗憾。

主持人的态度与用词

东西方社会文化有项很大的不同在于态度与用词。西方社会比较会用正面鼓励的方式或是在公众场合避免用一些比较强烈命令的文字和同事沟通。例如在组员跑题的情况下,主持人会说「我们先暂停一会儿」而比较不会说「我们先停止」。我后来感觉这些态度和用词极为重要:鼓励成员,并让他们感受到自己的使命感与影响力,会带给团队更大的动力。另外,使用柔和一点的词语会让成员的思绪不至于被当下的文字打乱,心里也获得较大的尊重。这个部分我还在学习,我个人感觉这是一种生活态度,而并非是针对 Design Sprint,因此修炼这方面能力还是挺重要的。

活动中纪录可以改善的事项,活动结束后马上请组员做回顾

这应该是最重要的一项。一般在活动中我会纪录这一场遇到的问题,并在活动最后分享给大家,并要求组员往里面加上这次喜欢与不喜欢的事情。内容涵盖的范围很广,可以是关于讨论的题目、时间安排、活动流程或是硬件及环境设置等等。通常大家都不愿意说太多负面的东西,你可以请大家好坏个说一项,那么七人小组的话,应该还是能搜集到不少有用的信息。另外我的秘诀是一定要在结束的当下做这个讨论,如果再过几天,大家讨论这些问题就比较容易意兴阑珊。

准备和主持 Design Sprint 从来不是一件轻松的事情,貌似轻松谁都可以做,但是有时开始以后才发现时间根本不够。我相信每个人都有自己的经验与苦水,希望我的分享能为你提供多一份参考。


[1] 卫亮, 《设计冲刺》(Design Sprint) 阅读笔记, 2017

编辑于 2018-06-13