【供应链】你家的供应链系统是个摆设,与运营团队何干?

【供应链】你家的供应链系统是个摆设,与运营团队何干?

文章作者:易拓必盛 (E2biz)
文章已发表于微信公众号【运筹OR帷幄】:【供应链】你家的供应链系统是个摆设,与运营团队何干?
欢迎原链接转发,转载请私信@留德华叫兽获取信息,盗版必究。
敬请关注和扩散本专栏及同名公众号,会邀请全球知名学者发布运筹学、人工智能中优化理论等相关干货、知乎Live及行业动态:『运筹OR帷幄』大数据人工智能时代的运筹学


编者按:
很多公司有了点钱,就热衷于上各种各样的“系统”。由于绝大多数供应链从业人员不是IT专业出身,因此普遍存在着对“系统”的“看不懂”、“学不透”、“用不熟”等现象,系统很容易就变成了昂贵的摆设......
问四个问题,看看运营团队是不是应该背锅?

一、提一个问题

在以前的文章中我们说过,要成功导入一个信息系统,必须要理性控制一次引入的新功能模块的数量。影响这个数量的重要因素之一,就是使用系统的团队的系统运营能力。系统运营能力越强的团队,可以一次性消化吸收的新功能模块越多。也就能更快更好(也必定成本更低)地引入信息系统。那么问题来了:

怎样评估团队的系统运营能力呢?

所谓团队的系统运营能力,就是在引入和运营系统时,团队成员面对必然遇到的问题,解决这些问题的水平高低。


二、看一则笔记

评估一个团队的系统运营能力,可以看看这个团队如何回答下面四个问题:

能否确定上系统要达成的目标?

有时候,当被问及上系统要达成的目标时,团队成员会给出这样的答复:“我们要改进供应链管理。”

“目标”有个特点,就是可以被衡量是否达到了,而且由不同的人来判断,结果是一样的。我们知道“改进供应链管理”只是个方向,而“缩短采购流程的作业周期”、“能实时查看供应商开发的进展“才是目标

如果只能听到这样的回答,那么显然......

在引入一个系统之前,必须要有明确的目标。目标不明确必定会造成系统需求不断发生重大变化,浪费资源,抬高引入系统的成本。

能否说出系统需要管理的工作范围?

有了目标,还需要进一步确定哪些工作需要系统去管理。也就是为达成目标所需要做的全部工作中,哪些需要放到系统中来管理?

比如目标是“缩短采购流程的作业周期”,那么“采购流程的作业周期”具体是指开出订单之前的所有内部作业步骤的周期,还是包括供应商送货到厂之前的时间?

比如目标是“能实时查看供应商开发的进展",这个”进展“只是指进展到哪个步骤了?还是连每个步骤需要进行的试验和记录下来的试验结果也要看?

确定系统管理的工作范围这件事,是系统运营团队必须要完成的功课。主要分析的是企业自身的工作,而非系统的功能

不成熟的系统运营团队经常犯的一个错误,就是找系统供应商要来信息系统的功能清单,直接在上面选出自己需要的功能。这种做法没有”以企业自身的工作为中心“,而是”以系统功能为中心"。这样做看似很省力,但是跳过对自身工作的整理分析直接看系统功能,有些对企业自身运营很重要(尤其是重要但发生频率不高)的工作,如果系统供应商的功能清单里没有包含,那么这些工作就很有可能被遗漏。

通常这些遗漏还不易被察觉。因为系统供应商提供的标准功能,通常都是对大多数企业适用的,所以在没有和真实工作密切结合的测试环境里,肯定都是能运转地不错的。

这些重要的遗漏,要一直等到系统交付并真的和实际工作挂钩的阶段,才会被发现,有时候甚至发现得更晚。这时候才去修改系统,成本已经大大提高了。结局也就只能是....

能否甄别方案对自己企业的适用程度?

对任何一个需求,不同的系统供应商会有不同的方案。团队能否甄别出最适合自己企业的方案,会直接决定将来自己的企业使用什么工作模式。


举例来说,同样是采购管理中的询报价,在得到供应商在电子商务平台的报价后,采购员会议价,针对“议价”有两种方案:

A、在得到报价后,可以有个地方手工录入经过议价后的新价格。

B、采购员可以重新发布询价单,请供应商重新报价。

如果这两种方案只能二选一,该选哪个?

成熟的团队会这样分析:方案A的优点在于作业时间很短,采购员完成议价后马上录入最终结果就好了。而方案B要发布询价单等供应商报价,通常会比较花时间。方案B的优点在于,采购员的工作量比较小,尤其是对报价项特别多的情况,如果像方案A那样采购员一个人要负责录入所有供应商所有报价的议价结果,那会是个很重的工作负担,而方案B则把重新录入新报价的工作分散到每个供应商那里去了。如果再考虑到人工录入可能出现的疏失,新报价录入由供应商而非采购员录入就更有优势。

所以,A和B两个方案哪个更适合与自己的企业这个有些复杂的问题,就会转变成以下较为简单的问题:

  • 我们的企业中议价这个工作的频率高吗?
  • 我们企业的询价单通常有多少个单项?
  • 我们的每个采购员平均管理多少供应商?
  • 我们的采购完成议价后把新价格录入系统的工作是不是经常需要非常快地完成?

能够转换成寻找上述问题的答案的团队,就是我们所说的具有较高”甄别方案适用性“能力的团队。如果不能,那么也就......

其实系统解决方案没有绝对的优劣之分,只有“适用”和“不适用”之分。而正确判断方案是否适用于自己的企业,是基于对自己企业的工作方式有深度了解。

是否清楚一个变更给系统带来的全部影响?

企业是会成长的,系统也必定需要一同成长。在成长的过程中,各种各样的变更是必然会发生的。

对系统功能进行的任何一个变更,不会只有利而没有弊。决定去做一个变更前,不仅要了解利,还必须知道弊。

另外,有的变更还会引起系统中其他多个地方的变化。这些被动引起的变化如果不被统一考虑,就会出现解决了一个问题,多出来几个问题的情形。

不成熟的运营团队常见错误是,有的工作在系统中的处理不太满意时,就盯着那不满意的一点去做变更,而不考虑变更可能在其他方面带来的不方便,或者系统其他功能的影响。

以前面询报价中“议价”的方案来说,如果你的系统最开始用的是方案A,但是采购员不堪重负,想改成方案B,那么在获得“减轻了采购员作业负荷”这个“利”的同时,你必须接受“得到报价会花更长时间”这个“弊”。

如果想同时拥有方案A和B获得两个方案的便利,就必须接受“系统会变得更复杂更不易掌握用法”以及“系统会更贵”这两个条件。

总之,企业的团队必须能够全面评估变更的利弊,平衡得失,才能让一个系统长久健康地运行。

三、做一次思考


思考一下上面的四个问题,可以看出,系统运营能力的核心,并不是掌握大量的IT知识(当然要有基本概念),而是基于对自己企业中相关工作的深度了解而做出正确取舍的能力

为了帮助大家记忆,我们特意使用了扑克牌中四种花色来表示四种最重要的系统运营能力:

目标 (“桃”有点象箭头,表示目标)

范围 (“方”有点象边框,表示范围)

取舍 (“心”表示喜欢,可以引申为取舍)

变更 (“梅”是多姿多彩的花朵,表示变更)

只有在日常工作中不断学习和练习,不断打磨自己运营系统的能力,日积月累,团队成员才能成为“系统高手”,团队才能拥有越来越强的系统运营能力,系统才能越来越健康,为企业发展提供强劲的助力。



【学界】版块招募责任编辑1-2名,要求有运筹优化/数据分析/机器学习背景,有阅读前沿的英文文献能力。如果对这个板块感兴趣,记得备注【学界】板块哦!期待你的加入。招募连接:『运筹OR帷幄』志愿者招募

『运筹OR帷幄』长期招收志愿者,如果你有一技之长,爱分享,欢迎加入我们。招募连接:『运筹OR帷幄』志愿者招募

可以在 本公众号后台 回复关键词:“供应链”获取大量由我平台编辑精心整理的学习资料,如果觉得有用, 请勿吝啬你的留言和赞哦!~


文章来源申明:本文转自你家的供应链系统是个摆设,与运营团队何干?
如需转载请在公众号后台获取转载须知

点击查看『运筹OR帷幄』志愿者招募介绍及加入方式

点击查看【骥寻伯乐】板块说明及投稿方式

扫二维码关注『运筹OR帷幄』公众号:

编辑于 2018-09-09

文章被以下专栏收录