从繁琐的制表留存交接中解放，壹人事员工花名册让HR拥有愉快的工作体验

在企业开始人事工作中，会不断出现招聘、离职、人才培养以及上传下达等问题，阻碍着企业业务量的扩张和规模的增大，当企业即将要跨过一个阶段的时候，毫无疑问，改善内部管理、流程合理化是越来越重要了。
对于公司人力资源部门负责人与正在摆脱“萌新”身份的HR来说，团队当前的工作情况如何？如何改进？面向未来，哪些有效的人事管理软件能提升人事人员的工作效率？这是需要时刻思考的问题。

一、中小企业人事管理挑战

挑战一：出差或在家办公时，难以实时编辑员工信息。
挑战二：不同的HR同事导入信息，格式不一致。
挑战三：数据分散在各个表格和平台上，容易忽略员工管理的整体变化，导致各自只关注到局部目标，而忽略了整体的业务价值。

而中小企业人事管理一般具有以下三个特征：
特征一：招聘需求长期开放
特征二：阶段性进行人才盘点
特征三：HR身兼多职，负责几个模块

HR花费很多精力在事务性工作上，难以加强对企业各部门的团队运作情况和业务部署的了解，这样一来，制定企业的人力资源策略就会比较吃力。
众所周知，HR是一个综合性很强的岗位，刚毕业出来半年一年，的确是可以先从小活做起，但是时间久了，个人的技能还是很重要的，HR可以根据实际工作中的需求，主动向上级提出优化工作流程的方法，哪些活是可以外包出去的，自己可以承担哪些更重要的项目，哪些是技术代替不了人的。

二、中小企业人事部门如何应对挑战？

从「事」和「物」两方面入手：
事，即「执行过程」。
物，即「专业人事管理平台」。

1、如何优化执行过程？
HR作为企业文化的有力推广者，若岗位工作无法提供给其价值，也会造成人员流失，企业的发展速度要跟上员工的成长速度，能不人工重复处理的工作就不重复，数字化、线上化为什么被倡导，归根结底还是提高了个人、组织的工作效率的缘故。从简单的自制表格到在线化实时变更、查询员工信息，载体的转变推动了企业内部资源的优化和集中。

2、什么才是专业的人事管理平台？
HR分管的事务这么多，要通过什么渠道来覆盖更多的管理流程呢？集中在一个平台上，才能更好地实现资源优化配置。针对HRSSC岗位内容，壹人事打造了覆盖负责员工信息整合流程的基本和分析功能，壹人事员工花名册数据实时更新，还能直接输出分析图表，专员、人事部门和业务部门负责人能够更直观地感受和分析在职人员的动向和发展潜力。
我们的很多企业客户反映：在一线城市开办公司，不仅是人力成本较高，其他办公预算也在逐年上涨。于是，不少中小企业的职能及开发团队选择退居二三线，而销售团队则是留在一线城市（不同行业情况可能是倒过来的）。
HR摆脱冗杂工作流程，专注专业领域发展并发展创造力，需要将生产力放在更有价值的地方，我们可以考虑的是降低人力资源管理转型门槛，选择利用人事管理工具推动效率更高，HR更容易接受，免去适应新操作的麻烦。

1）在职员工列表记录所有员工入离职信息，交接工作不再愁
壹人事员工花名册功能包括员工入转调离全生命周期管理，在线变更员工转正、离职、部门等状态，随时随地掌握最新员工信息，表格再多也不怕。标准化的软件在变动字段、多端查看和编辑数据和安全存储上，比Excel有着更大的效用，无需费时学习制作表格，考虑哪些字段是必需的。壹人事在线平台，准备了完善的新手引导和帮助文档视频，帮助新人HR更快更好地上手员工花名册的使用。

2）设置员工合同续约提醒，提前做好约谈和新签的工作
人事变动大，如何才能够更好地保留线上和云端的资料呢？除了花名册操作交接外，信息的安全性也是很重要的，壹人事电子花名册使用阿里云和腾讯云双托管和备份，采取异地数据备份等措施，确保数据更加安全存储。后期不论是人事专员离职后，该岗位有空白期，依旧方便在平台调阅企业员工信息，对公司概况有个精确数据的参考。
不错过每个关键节点，工作零失误。人事管理平台，让企业管理与业务更好地对接在一起，综合管理更轻松。

3）壹人事员工花名册图表对比清晰，员工劳务情况一览无余

三、壹人事在实践中的思考

其实，这几年企业称给予人事部门更多的重视，不仅维护了公司内部运营，在公司文化、规章制度方面的可持续发展也发挥了巨大的作用，公司管理效率上来了，让高层管理者意识到人事管理，光靠人际是不行的，还应该用制度来维系、规范每个员工大到项目，小到表格的质量，一个优秀的员工也许能在其在职的时候做出卓越的成绩，但如何能让这份优秀传承下来呢？通过云端来实现，记录优秀员工的思路，壹人事电子花名册将与贵司一起成长。