学画基本流程图(一):流程图的内容

学画基本流程图(一):流程图的内容

为什么要画流程图

平衡计分卡之父卡普兰曾经说过,“如果你不能描述,你就无法管理。”

业务是复杂的,要向一个行外人解释发生了什么,不能仅仅依赖讲述者的表达能力,和听众的理解能力。仅用文字是很难清楚表达的!这时就应充分利用可视化技术,将那些复杂的工作流程用图形化的方式表达出来,这样不仅使你表达容易,而且让别人也更容易理解。

面对日益复杂的业务场景,我们需要比文字、语言更有力的工具。

流程图就是这样一种非常直观的、易于理解的描述业务过程的方法。

使用流程图有几个好处:

  1. 流程内容一目了然,流程总的负责人(也即流程OWNER)能够了解业务的全貌;
  2. 流程参与人员通过流程图能找到自己的定位;
  3. 流程图明确了前后工序衔接的规则,厘清工作交界面,提高协作效率;
  4. 岗位职责划分明确,发生人员更迭时能够更好的过渡;
  5. 和语言文字相比,逻辑性较强,能够较容易发现流程中存在问题的地方,有助于流程优化工作的开展。

流程图内容

什么是流程图?

哈默认为,业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动。ISO 9000中描述,业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

从这些定义,我们可以推断出流程至少包含以下基础内容。

图表 1 流程六要素示意图[1]

基础六要素

流程客户

这条流程是为谁服务的?

流程价值

要解决流程客户什么问题,提供什么价值?

流程输出

经过活动执行后,流程将输出什么?

流程输入

流程活动执行需要前序流程输入什么内容?

流程的输入和输出可以是实物有,也可以是信息。例如原料采购流程,输入的是金钱,输出的是实物。订单流程,输入合同或者请购单,以及本次订单的一些信息,输出采购订单。

流程活动

流程节点处理的具体任务内容,有可能是操作性事务,也可能是某种决策判断。

前后关系

流程节点和前后活动之间的关系是什么,是顺序还是平行,或者其他前面讲过的更加复杂的逻辑关系。

流程组件(进阶)

六要素能够很好的为我们提供流程的概貌信息,对流程有基本的了解,但是如果用于流程的优化再造则力不从心,需要引入更多的流程组件(artifacts),更精细的建模。流程组件以架构的方式,更加层次化的描述了流程的内容,和流程要素之间是包含于被包含的关系。

这些流程组件包括[2]:

业务描述

包括流程服务的内部能力,以及业务流程在向外部客户交付产品或服务中所起到的价值。

这里稍微展开说一下如何判断某个环节是增加价值还是增加成本?

流程是由一系列的活动组成的,而活动有“增值”活动与“非增值”活动之分。

哈默认为,客户愿意付费的就是“增值”的。

例如:为了提高质量,增加了一个质检的环节,而客户愿意为了产品的高品质保证而付费,哪怕产品的价格高于世面平均价格,从这个意义上说,这个质检环节的活动是增值的。而在生产供料的环节,由于厂房的位置布局不合理,物料供应路线迂回,搬运成本比较高,客户认为,我只关心拿到好价值好质量的产品,企业不能为了搬运成本高就抬高产品价格,我不愿意为了多花出的搬运成本而付费。那么,生产供料环节的高成本的搬运活动就是不增值的,有着提升的空间。

流程描述

包括供应商、输入、输出和客户,触发事件、结果事件,流程控制,所需资源等。

业务交易

描述组织内各职能、各角色之间,组织与供应商和客户之间传递的产品。

状态转换

详细说明随着进度的进行,在整个过程中不断转换的,各个产品开发阶段。

业务事件

在流程内部和外部创建的各种业务事件,以及这些事件如何触发构成流程的各种活动和网关。

流程分解

说明如何将业务流程从高到低分解。

绩效期望

详细说明了有关产品或服务交付方面对客户的承诺以及在整个过程中建立和衡量的各种绩效指标,以确保满足这些承诺。

组织支持

描述组织结构以及如何组合组织内各种职能和角色以支持流程执行。

系统支持

描述如何利用各种信息系统功能支持流程执行。

发布于 2022-03-17 14:00