如何精进Excel水平?从邮件小工具讲起

如何精进Excel水平?从邮件小工具讲起

工作的时候,我每隔一段时间就会遇到这样的对话:

“xxxx大神啊,你Excel用的这么溜,有没有什么窍门呢?”
“大神不敢当的,窍门就是多看优秀的案例、多实践。”
“经常看各种Excel小技巧啊,每天上班也在用。刚开始进步很快,现在天天就用那些。”
“哈,够用就好。遇到问题,多思考沟通学习。”

这么对话完,大部分人都觉得我在敷衍他 ̄□ ̄||,就跟你女朋友电脑故障,你轻描淡写地让她关机重启的结果一样。


这些同事朋友已经使用Excel很久,绝对不是小白,也不乏Excel用得不错的。本质上,他们的问题并不是如何提高Excel技能,而是如何提高用Excel解决问题的思路。

这个我最喜欢用乐高来举例子。Excel技能好比一个个的乐高小颗粒。学习这些技能,就好比你认识他们的颜色、形状和特性,以及要用时能快速找出来。解决问题好比用颗粒拼出作品,不同的人可以有千变万化的玩法。

乐高创意百变https://www.zhihu.com/video/1044954352548659200

视频来源:欢迎来到乐高创意百变组! (英文版)



学Excel技能点都很容易。媒体上也充斥着一分钟Excel小技巧,以及各种免费付费课程。大家都非常愿意看,一看就会,有成就感。这些我很赞成,也很有必要。大部分人只要做到这点,就足够应对日常工作了。


如果想精进呢?

有那么一小部分人,天生骨骼惊奇,天赋异禀,无师自通。其他人怎么办?无非就是模仿案例。因此,大部分人的Excel水平取决于他周边可获得的Excel案例的质量。如果你身边高手如云,你自然不差。可很多人并没有这个机会。


分享优秀案例就是开通这个专栏的主要目的,当然也要承认,开通这个专栏有私心,因为专栏的所有内容来自我的在线视频课程,在此先谢过。

探信实战πappwLwEMHmE2102.h5.xiaoeknow.com

啰嗦这么久,请欣赏Excel版小黄鸭缓解下,然后开始正式介绍邮件小工具。

小黄鸭 - Excel版https://www.zhihu.com/video/1044942133735718912



为什么从邮件小工具开始?

想表达一种理念,

Excel的功能非常强大。只有你想不到,没有它做不到的,思路远比操作重要。 你可以有任何想法,只要想法产生的效益远高于实现它的投入,那么它必将被实现。

很多人包括我自己在内会陷入一种状态,待在自己的舒适区内,局限于现状:

  • 这是前任交接的模板,不随意改动
  • 这种操作方式我已经很熟练了,不想尝试新的
  • 公司的流程一直是这样的,没有优化的想法


邮件小工具背景介绍

Excel邮件发送小工具的原型是我在一家传统零售企业上班时开发的。

这家公司非常追求效率,每年都有10%~20%的效率提升任务。每个部门都有巨大的压力,迫切希望将一些工作内容自动化。我所在的部门负责整个公司的办公自动化技术支持,经常收到自动化需求,其中有一部分是与邮件相关。例如:

1. 将一份大的Excel表格拆分成多份,分别发送给对应的负责人
2. 填写一些格式固定的Word模板,转化为PDF文件,然后发送给对应人员
3. 将工资表拆分成电子工资条,用身份证加密,然后发送给对应人员
4. 每天发送一些格式固定报表通知邮件,邮件正文的文字基本固定,数字和截图要从Excel报表更新过来,然后发送给对应人员

这些需求有个相似点:以邮件的方式输出结果。因此开发了这个小工具。最终使用的效果也非常好。只要首次按实际场景修改设置,以后都是一键发送。

不仅节省时间,更佳省心。省心是重点,每天机械地重复复制、粘贴、编辑、修改、发送等动作,时间长了真的很想吐。


邮件小工具界面


有需要的同学拿去用即可,里面的注释应该够详细,稍微看看就能懂。要注意,先配置好Outlook账户才能发送邮件。


简单的使用步骤

使用过程和把大象装进冰箱一样,总共分为三步:

  • 第一步选择功能,选择需要的文件功能,以及邮件功能。


  • 第二步填写参数,点击单元格后有填写的提示说明。工具最多支持一次发100封邮件,当然有需要也可以拓展。


  • 第三步点击运行,一键拆分发送表格,一键加密发送工资条,一键填写100份Word模板转PDF发送,一键生成报表通知邮件......

技术分享

关于拆分表格、填写Word模板、发送纯文本邮件,这三个需求的难度不大,有很多实现的方式。

但我被最后一个“发送正文带图片的邮件”这个问题困扰了很久,虽然Excel提供了一个“发送至邮件收件人”的功能,但这个功能无法录制宏,没有找到对应的对象和方法。最后只能妥协,用其他的解决思路:

  • 先将工作表保存成Html文件
  • 然后读取Html编码
  • 保存工作表里的图片,然后以隐藏的形式添加到邮件附件
  • 修改编码,将编码中图片的地址替换为邮件附件
  • 最后将编码赋值给邮件对象的htmlbody

最后,千万不要觉得我在劝你学Excel VBA编程。不要一言不合就编程。VBA虽然好,学习成本高,但对个人来说投入产出比较低。


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编辑于 2019-04-18

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