Excel办公自动化,让低值费时的工作自动进行

Excel办公自动化,让低值费时的工作自动进行

Excel的重度用户对这个话题肯定非常感兴趣。

因为每天重复以下事情,一天两天还好,时间长了谁都受不了。

收集数据、复制、粘贴、清洗数据、转换数据,
然后用固定的处理逻辑,
输出同样的结果

我把这些工作称为常规工作,属于必须做,做好不出彩,做不好有责任。

作为数据民工,每天要处理非常多的数据,深有体会。相比之下,我更愿意每天处理新的需求,分析异常业务情况的数据分析工作。显然这些的价值更高。


可如果大部分的时间已被常规工作占据,哪还有时间来做更有价值的事情?

把这些工作推给别同事?

凭什么!


拼手速、学快捷键节省时间?

一切不能释放你双手的办法都不是好办法。


办公自动化是唯一的出路!把原先需要几十分钟,几个小时甚至几天的工作内容自动化。腾出了时间,才有机会搞更有价值的东西。


一说到Excel自动化,很多人就想到宏、VBA什么的。这可是编程呀,必须VBA吗?

误会啊误会,如果是这样,我今天就不写这些文字了。

从我自己的工作经历看,70%的Excel自动化都不需要使用VBA。在微软在Excel中加入Power Query后,这个比例可以提升到90%。


举个例子,有一份每天早上需要发布的销量报表,老板的要求是:

1)从总体,区域,产品,城市,经销商视角
2)展示当天、当月、当年销售情况
3)以上每个数据要给出与对比目标、对比去年同期的差异
4)除此以外,还要给出各个维度当月的销量预测

正常不出以外的情况下,这份日报表的手工制作时间为2~3个小时。改为自动化模板后,一键刷新,整个过程不超过5分钟。制作人员只需要翘脚等待刷新完成。


怎么做到的呢?

先看下这张多米诺骨牌图,你只需要推倒第一张牌,后面的牌会自动倒下,无需你再次干预。这就是自动化模板的基本原理。

什么意思呢?

你要把报表结果中的每一个数字,都变成能自动计算的公式。只要你改变数据源,它将像多米诺骨牌一样,自动进行。


沃特?就这么一句话!你在逗我吗?

大道至简,越简单通用性越强。


大家在用Excel时,已经或多或少地在这么做。要做的只是把所有中间步骤都打通,让它自动进行。在设计报表模板遵循以下三个原则,你就能做出一键更新的报表。

  • 中间过程不要使用手工输入、复制、粘贴、填充、查找、替换、排序、筛选、分列、单元格设置等手工功能(这些都是网络上很多一分钟小技巧的重头戏)
  • 中间计算过程,全部使用公式、数据透视表、Power Query代替
  • 使用条件格式控制显示格式


对于新手,刚开始尝试这么做时,会遇到非常多的阻力。原因有两个:

  1. 思维方式完全不一样
  2. 自动化模板所需的技能结构与原来的差异非常大

你需要不断的尝试和练习。但是,当你拥有这种思维方式,掌握相应的技能后。你将深深体会到它的威力。不过切记低调、低调。




这套模板包含了非常多实用技能,仅使用Power query + 数据透视表 + 切片器,就实现了多视角多维度,带筛选功能的自动化报表。

销量监控报表演示https://www.zhihu.com/video/1046797755334361088


大概的实现过程是这样的

销量监控报表实现过程https://www.zhihu.com/video/1046804269235347456



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还有辣么多下载模板不点赞的,你们的良心不痛

编辑于 2019-04-18

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